Hallo guys! Ketika memiliki rencana untuk mengadakan sebuah event, menyiapkannya dari awal memang bukan urusan yang mudah karena ada banyak hal yang perlu disiapkan dengan matang. Untuk mempersiapkan acara membutuhkan kemampuan untuk menyusun konsep, kerja sama tim yang baik, serta pengalaman dalam mengadakan acara. Maka dari itu, mempercayakan persiapan dan pelaksanaan event kepada event organizer atau EO adalah salah satu solusi yang tepat.
Tim event organizer memang bisa menjadi andalan ketika kita belum memiliki pengalaman untuk menyelenggarakan event. Mereka akan membantu untuk mengorganisir acara secara keseluruhan, mulai dari memberikan ide konsep acara, mengatur jadwal dan rundown, berkoordinasi dengan vendor, menyiapkan venue dan dekorasi, hingga mengatur anggaran.
Mengguanakan jasa event organizer akan memudahkan anda untuk menyiapkan acara karena pada dasarnya EO memiliki tim dengan orang-orang professional di dalamnya. Namun dalam memilih event organizer ini tidak bisa sembarangan, anda harus mempertimbangkan beberapa hal sebelum menjalin kesepakatan.
Tips Memilih Event Organizer
Dalam artikel ini kita akan mengetahui beberapa tips memilih event organizer yang tepat untuk event anda. Simak informasi selengkapnya di bawah ini ya!
1. Pilih EO Sesuai Jenis Event
Saat ini banyak jenis event yang diselenggarakan oleh komunitas atau perusahaan sehingga membutuhkan tata cara dan proses yang berbeda-beda. Biasanya dalam hal ini juga event organizer akan memiliki keahliannya masing-masing, sesuai dengan pengalaman mereka sebelumnya.
Bagi anda yang ingin menyelenggarakan event, tentunya harus memilih event organizer yang sesuai dengan acara yang akan digelar. Jika anda ingin mengadakan event konser musik, maka anda tidak bisa memilih jasa layanan event organizer yang biasa menggelar acara pernikahan. Maka dari itu, penting bagi anda untuk memilih EO yang sesuai dengan jenis event yang akan diselenggarakan.
2. Ketahui Pengalaman dan Track Record EO
Sebelum anda menjalin kesepakatan dengan tim event organizer, penting bagi anda untuk mengetahui pengalaman serta track record dari event organizer tersebut. Beberapa hal yang perlu anda ketahui seperti berapa tingkat keberhasilan acara yang mereka tangani? Sudah berapa banyak event yang mereka laksanakan? Dan bagaimana testimoni dari para pengguna jasa event organizer tersebut?
Beberapa hal tersebut bisa menjadi patokan ketika akan menjalin kerjasama dengan event organizer. Anda juga bisa melihat akun media sosial EO tersebut dan melihat beberapa dokumentasi dari event yang mereka tangani.
3. Menawarkan Berbagai Pilihan
Tips selanjutnya dalam memilih event organizer yang tepat yaitu pilih EO yang menawarkan berbagai pilhan mulai dari harga, fasilitas, hingga venue acara yang tepat untuk pelaksanaan acara anda. Banyaknya penawaran yang diberikan akan memudahkan anda dalam menyesuaikan berdasarkan kemampuan budget serta visi dari acara tersebut. Biasanya hal ini akan terjadi jika anda memilih tim event organizer yang telah berpengalaman dalam menyelenggarakan banyak acara.
4. Kemampuan Organisasi EO
Dalam memilih EO, anda berhak mengamati apakah mereka memiliki kemampuan pengorganisasian yang baik atau tidak. Hal ini akan memberikan dampak yang besar jika menggunakan jasa mereka. Perhatikan cara komunikasi mereka selama sesi diskusi atau negosiasi berlangsung, apakah mereka menunjukan sebuah tim yang baik untuk bekerjasama dalam menyelenggarakan event?
Hal ini penting untuk anda perhatikan. Melalui pendekatan ini, anda akan bisa menilai apakah EO tersebut memiliki kemampuan organisasi yang baik atau tidak.
5. Mampu Mewujudkan Event yang Diinginkan
Event yang anda telah idam-idamkan akan bisa terwujud jika event organizer yang anda pilih memahami dengan baik visi dari event tersebut. Maka dari itu, dalam memilih event organizer harus memiliki kemampuan untuk mewujudkan event yang diinginkan pihak penyelenggara. Jelaskan secara rinci apa yang anda harapkan dalam acara lalu nilai dari bagaimana mereka menggambarkan perencanaan tersebut. Bila sesuai dengan harapan, maka anda telah memilih event organizer yang sempurna untuk mewujudkan event yang diinginkan.
Baca Juga: Istilah Gaul Yang Wajib Diketahui Anak K-Popers , Mengenal Apa Itu Event Organizer, Tips Mengelola Anggaran Acara
