sumber gambar: magnific.com
Rundown merupakan panduan waktu dan urutan kegiatan yang akan membantu tim dalam menjalankan event. Dalam manajemen acara, rundown yang tidak disiapkan dengan baik bisa menyebabkan keterlambatan, perubahan jadwal mendadak, hingga gangguan teknis. Oleh karena itu, pihak penyelenggara acara perlu memahami kesalahan dalam menyusun susunan acara agar event dapat berjalan dengan lancar.
Mengapa Rundown Acara Penting dalam Manajemen Acara?
Rundown acara bukan berisi tentang daftar kegiatan dan jam pelaksanaannya saja. Dokumen ini menjadi acuan panitia, pembawa acara, pengisi acara, tim produksi, hingga pengelola venue untuk mengetahui apa yang harus dilakukan, kapan kegiatan dimulai, dan siapa yang bertanggung jawab.
Dalam event korporat, misalnya, keterlambatan satu sesi presentasi bisa mengganggu jadwal pembicara berikutnya. Pada konser musik, perubahan waktu tampil artis dapat mempengaruhi persiapan panggung, pergantian alat, dan kenyamanan penonton.
Oleh sebab itu, penyusunan rundown harus mempertimbangkan durasi acara serta kemungkinan kendala yang bisa terjadi di lapangan. Semakin kompleks acaranya, semakin detail juga perencanaan yang dibutuhkan.
5 Kesalahan Dalam Menyusun Rundown
1. Menentukan Durasi Tanpa Perhitungan Realistis
Kesalahan yang paling sering terjadi ialah memberikan alokasi waktu yang terlalu singkat untuk setiap kegiatan. Penyelenggara mungkin sudah memperkirakan durasi, tetapi lupa menghitung waktu transisi di antara sesi tersebut.
Sebagai contoh, dalam event kantor, pihak penyelenggara menjadwalkan sambutan direksi selama 15 menit, dilanjutkan penghargaan selama 10 menit. Namun, rundown tidak menyediakan waktu untuk pergantian pembicara, penyerahan trofi, sesi foto, dan kegiatan lainnya. Akibatnya, durasi acara akan lebih lama dari rundown.
Cara menghindarinya: tentukan durasi berdasarkan kebutuhan nyata setiap kegiatan. Masukkan waktu untuk perpindahan peserta, pergantian pengisi acara, persiapan peralatan, dan dokumentasi. Sediakan juga waktu cadangan pada bagian yang berisiko mengalami keterlambatan.
2. Tidak Memperhitungkan Kebutuhan Teknis
Rundown yang hanya mencantumkan nama kegiatan dan jam pelaksanaan belum cukup untuk acara yang melibatkan elemen produksi. Tim teknis membutuhkan informasi tentang kapan musik diputar, kapan lampu berubah, kapan video ditayangkan, dan siapa yang memberikan aba-aba.
Kesalahan ini bisa menimbulkan masalah saat acara berlangsung. Misalnya, pada acara konser musik, musisi sudah siap tampil tetapi instrumen belum disiapkan oleh tim teknis.
Cara menghindarinya: lengkapi rundown dengan kebutuhan teknis setiap segmen. Cantumkan cue untuk audio, lighting, video, LED screen, dan lain-lain. Koordinasikan setiap detail tersebut dengan tim produksi dan lakukan pengecekan sebelum acara dimulai.
3. Tidak Menentukan Penanggung Jawab
Rundown yang sudah disusun rapi bisa gagal jika tidak ada orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaannya. Ketika terjadi perubahan jadwal, panitia mungkin saling menunggu karena tidak mengetahui siapa yang berwenang memberikan instruksi.
Misalnya, seorang pembicara belum tiba di lokasi, sementara sesi berikutnya sudah harus dimulai. Jika tidak ada koordinator yang berwenang mengambil keputusan, acara bisa terhenti karena tim menunggu arahan.
Cara menghindarinya: tentukan penanggung jawab untuk setiap kegiatan, mulai dari registrasi, pengisi acara, operator, hingga konsumsi. Pastikan setiap orang memahami tugas dan jalur koordinasinya.
4. Tidak Menyesuaikan Rundown dengan Karakter Acara
Setiap acara memiliki kebutuhan yang berbeda. Rundown untuk seminar bisnis tentu tidak bisa disamakan dengan acara wisuda. Jika penyelenggara hanya menggunakan satu format tanpa menyesuaikan karakter acara, alur kegiatan beresiko terasa tidak efektif.
Pada seminar, peserta membutuhkan waktu untuk menyimak materi, berdiskusi, dan beristirahat. Pada konser musik, penyelenggara harus memperhitungkan pergantian band, persiapan alat musik, serta pengaturan pergerakan penonton. Adapun acara wisuda membutuhkan ketelitian dalam urutan pemanggilan peserta, penyerahan ijazah, dan dokumentasi.
Cara menghindarinya: susun rundown berdasarkan tujuan, format, dan kebutuhan peserta. Identifikasi kegiatan yang tidak boleh terganggu, lalu atur kegiatan pendukung di sekitarnya. Pertimbangkan juga kondisi venue, jumlah peserta, dan kebutuhan khusus acara.
5. Tidak Menyiapkan Rencana Cadangan
Perlu diketahui bahwa tidak semua acara akan berjalan sesuai rencana. Beberapa faktor bisa menjadi penghambat jalannya sebuah acara, seperti pembicara datang terlambat, gangguan teknis pada sound system, proses pendaftaran yang lama, dan lain-lain. Tanpa adanya rencana cadangan, perubahan kecil dapat mempengaruhi seluruh susunan acara.
Cara menghindarinya: siapkan rencana cadangan untuk risiko yang paling mungkin terjadi. Misalnya, sediakan materi pengisi jika pembicara terlambat, siapkan alat cadangan untuk kebutuhan teknis acara, dan tentukan sesi mana yang bisa dipersingkat apabila jadwal mulai mundur.
Cara Menyusun Rundown Acara agar Lebih Terstruktur
Agar terhindar dari kesalahan di atas, berikut langkah-langkah yang bisa diterapkan dalam proses manajemen acara.
1. Mulai dari Brief dan Tujuan Acara
Pahami dulu tujuan acara, target peserta, format kegiatan, dan hasil yang ingin dicapai. Informasi ini menjadi dasar untuk menentukan urutan kegiatan dan skala prioritas waktu.
2. Buat Kerangka Rundown
Kelompokkan kegiatan ke dalam tiga bagian utama, yaitu pembukaan, inti acara, dan penutupan. Setelah itu, uraikan setiap bagian menjadi sesi yang lebih spesifik.
3. Hitung Durasi dan Transisi
Tentukan durasi setiap sesi dengan realistis. Jangan lupa memasukkan waktu untuk pergantian pembicara, persiapan panggung, perpindahan peserta, serta kebutuhan teknis lainnya.
4. Tentukan PIC dan Kebutuhan Teknis
Cantumkan nama atau jabatan penanggung jawab setiap sesi. Tambahkan catatan tentang kebutuhan audio, visual, pencahayaan, perlengkapan, dan koordinasi yang dibutuhkan.
5. Siapkan Evaluasi dan Rencana Cadangan
Identifikasi kemungkinan kendala, tentukan tindakan alternatif, dan sepakati siapa yang berwenang mengambil keputusan jika jadwal harus berubah.
FAQ
Susunan acara biasanya menjelaskan urutan kegiatan secara umum, sedangkan rundown acara memuat detail waktu, durasi, penanggung jawab, serta kebutuhan teknis untuk setiap segmen.
Biasanya event organizer atau tim penyelenggara menyusun rundown berdasarkan brief klien. Koordinator acara, stage manager, dan tim produksi kemudian menyempurnakannya sesuai kebutuhan operasional.
Sebaiknya rundown utama diselesaikan jauh sebelum hari pelaksanaan agar semua pihak memiliki waktu untuk memeriksa dan menyepakatinya. Untuk acara besar, lakukan pembaruan setelah koordinasi teknis dan gladi resik jika terdapat perubahan.
Pastikan Event Anda Berjalan Lancar dengan Manajemen Acara yang Matang
Rundown acara akan membantu penyelenggara dalam mengatur waktu dan mengantisipasi kendala-kendala yang bisa terjadi saat acara berlangsung. Baik untuk event korporat, konser musik, maupun acara wisuda, perencanaan yang detail bisa menjadi salah satu fondasi penting untuk menghasilkan acara yang profesional.
Jika saat ini Anda sedang merencanakan acara perusahaan dan ingin memastikan setiap rangkaian berjalan sesuai rencana? Percayakan pengelolaan acara Anda kepada Goodworks. Sebagai partner event management, Goodworks akan membantu mulai dari perencanaan konsep, penyusunan rundown, hingga pelaksanaan acara. Mari berkolaborasi dengan Goodworks untuk menghadirkan acara yang sukses dan berkesan!
