Hallo guys! Di balik kesuksesan sebuah event, ada peran besar dari penyelenggaranya. Baik event pribadi atau professional, jasa penyelenggara event organizer atau lebih sering disebut dengan EO sangat tepat untuk membantu mempermudah menyelenggarakan event. Apalagi jika kita seseorang yang tidak memiliki waktu untuk menyiapkan keseluruhan acara, EO akan sangat membantu kita dalam menyukseskan acara.
Lalu apa itu EO? Bagaimana cara kerjanya? Apa tugas dan peran EO dalam membantu menyukseskan acara? Semua pertanyaan-pertanyaan tersebut akan terjawab dalam artikel ini. Simak informasi selengkapnya di bawah ini ya!
Apa itu Event Organizer?
Secara definisi, event organizer adalah seseorang atau sekelompok orang atau organisasi yang bertanggung jawab mengelola sebuah acara mulai dari perencanaan hingga pelaksanaan. EO akan melayani sebuah event formal maupun non formal, dan mereka bertanggung jawab untuk keberhasilan sebuah acara.
Beberapa acara yang umumnya dibantu oleh EO adalah acara pernikahan, konser musik, konferensi, trade show, dan sebagainya. Tim EO akan bekerjasama dengan klien untuk membuat sebuah acara tertentu. Lalu mereka akan membuat kesepakatan dan merencanakan seluruh acara secara detail sesuai dengan keinginan klien tersebut.
Di sisi lain, event organizer juga memiliki tanggung jawab untuk mencari lokasi acara, merencanakan konsep acara, serta mengelola vendor yang akan membantu untuk menyelenggarakan acara dengan baik.
Maka dari itu, kehadiran event organizer ini banyak kita jumpai pada acara-acara besar yang melibatkan banyak orang. Para penyelenggara memilih menggunakan jasa EO karena keterbatasan sumber daya dan keterbatasan waktu. EO akan menjadi pilihan yang tepat untuk mereka yang tidak memiliki waktu banyak.
Cara Kerja Event Organizer
Bagi kalian yang masih bingung bagaimana cara kerja event organizer, kami sudah merangkum beberapa informasinya. Berikut penjelasan selengkapnya:
1. Menyusun Konsep Acara
Pertama, event organizer akan membantu klien untuk menyusun konsep acara sesuai dengan keinginan pihak penyelenggara. Beberapa hal yang biasanya dibahas dalam penyusunan konsep acara adalah tema acara, waktu, lokasi, pengisi acara, hiburan, hadiah, dan sebagainya.
Konsep acara yang unik tentunya akan menarik perhatian para pengunjung serta dapat memberikan kesan yang baik dalam pelaksanaan event tersebut. Dalam hal ini, biasanya tim dari EO memiliki divisi khusus dengan orang-orang di dalamnya yang memiliki pemikiran kreatif dan out of the box.
2. Merumuskan Teknis Acara
Setelah konsep acara dan semua rencana sudah disiapkan, selanjutnya event organizer akan merumuskan teknis acara. Dalam perumusan teknis acara ini tentunya harus detail dan teliti tentang apa saja yang dibutuhkan. Jika ada satu hal yang dilewatkan, maka bisa berdampak terhadap pelaksanan acaranya. Meski satu hal yang dilewatkan tersebut bersifat kecil.
Dalam perumusan teknis acara, EO akan menyusun checklist apa saja yang sudah dipenuhi. Tentu tujuan dibuatkan checklist ini agar tidak ada yang terlewatkan satu hal pun.
3. Membuat Anggaran
Satu hal yang tidak bisa dilewatkan dalam menyelenggarakan sebuah event yaitu membuat anggaran. Setelah semua konsep dan teknis acara sudah jadi, tanpa adanya anggaran event tersebut tidak akan bisa terlaksana. Maka event organizer akan membantu untuk membuat dan menyusun secara rinci anggaran yang diperlukan.
Beberapa anggaran yang biasanya dimasukkan ke dalam list diantaranya biaya sewa lokasi, biaya akomodasi dan transportasi, biaya pengisi acara, biaya promosi dan publikasi, biaya sound dan lighting, biaya dekorasi, biaya konsumsi, dan lain-lain.
4. Persiapan Acara
Event organizer akan membuat timeline acara dari jauh-jauh hari. Mereka akan memberikan deadline kepada setiap divisi dengan tugasnya masing-masing. Hal ini bertujuan agar tugas yang sudah diberikan kepada setiap divisi tersebut bisa diselesaikan dengan baik sesuai dengan deadline yang ditentukan.
Jika sudah dekat dengan hari H acara, tidak jarang jika event tersebut termasuk ke dalam kategori event besar akan dilaksanakan gladi bersih untuk memastikan semua detail acara sudah siap. Pada gladi bersih semua divisi harus hadir dan saling berkaitan sehingga pada hari H acara semua detail sudah matang dan siap diselenggarakan.
Baca Juga: Tips Memilih Event Organizer
Tugas dan Peran EO
Menjadi seorang event organizer itu tidak semudah yang kita bayangkan. Apalagi jika mereka harus menangani sebuah event besar yang melibatkan banyak orang, tentu harus bekerja ekstra keras karena tanggung jawab mereka terhadap banyak orang. Inilah beberpa tugas dan peran dari EO:
- Mampu berkoordinasi dengan pihak penyedia tempat, penyedia alat-alat, dan memastikan seluruh acara bisa berjalan dengan baik dan lancar.
- Mencari dan merekrut pengisi acara, menegosiasikan kontrak mereka, serta mengatur perjalanan dan akomodasi mereka.
- Bisa memastikan setiap acara diselenggarakan dengan lancar dan aman sehingga tidak ada satu pihak pun yang merasa dirugikan.
- Membantu merencanakan pemasaran untuk meningkatkan jumlah peserta yang hadir dalam acara tersebut.
- Membuat rundown acara.
- Menentukan harga tiket masuk dalam acara tersebut.
- Berkoordinasi dengan pihak catering untuk memastikan semua maknan dan minuman berkualitas baik dan tepat waktu.
- Berkoordinasi dengan pihak media untuk mendokumentasikan acara tersebut.
- Mengevaluasi acara.
Jenis-Jenis Event Organizer
Merangkum dari Jurnal Humaniora Binus, ada 6 jenis event organizer yang umum diselenggarkan dan dibagi berdasarkan tujuan acaranya. Berikut penjelasan selengkapnya:
- One Stop Service Agency
One stop service agency adalah sebuah event organizer yang mengatur acara dalam skala yang besar. Mereka juga memiliki tanggung jawab untuk mengatur acara baik dalam tingkatan regional, nasional hingga internasional.
Contoh one stop service agency adalah acara yang memiliki ribuan pengunjung, seperti konser musik atau pesta nasional.
- MICE
Mice merupakan singkatan dari meeting, incentive, convention, dan exhibition. Jadi event organizer ini adalah tim yang mengurusi sebuah acara dalam bentuk pertemuan, insentif, konferensi, serta pameran.
- Brand Activition
Brand activation merupakan EO yang spesifik membantu klien untuk mempromosikan sebuah brand dalam rangka peningkatan penjualan, pengenalan merek kepada konsumen, dan berinteraksi langsung ke target pasanya.
Dalam hal ini, Goodworksmenjadi salah satu event organizer yang membantu untuk brand activation.
- Musik dan Hiburan
Musik dan hiburan adalah sebuah event organizer yang memiliki keahlian dalam bidang hiburan, terutama konser musik. Mereka juga tentunya memiliki spesialisasi dan pengalaman dalam menangani acara hiburan lainnya.
- Wedding Planner
Akhir-akhir ini juga banyak orang yang menggunakan jasa wedding planner dalam menyelenggarakan acara pernikahan. Dengan bantuan tim EO, pihak pengantin dan keluarga tidak mengkhawatirkan rencana proses pernikahan. Klien cukup mengkomunikasikan kebutuhan dan keinginan mereka kepada event organizer wedding planner.
- Ulang Tahun
Selain untuk acara pernikahan, tidak jarang juga yang ingin menggunakan jasa EO untuk menyelenggarakan acara ulang tahun. Sesuai dengan peran dan tugasnya, event organizer akan membantu penyelenggaraan acara ulang tahun sesuai dengan kemauan klien.
Baca Juga: Event ,Perbedaan Gigs, Konser dan Pensi ,Tips Mengelola Anggaran Event
Kesimpulan
Kesimpulannya, event organizer memiliki peran yang sangat penting dalam merencanakan dan melaksanakan acara dengan baik. Mereka memberikan nilai tambah melalui profesionalisme, efisiensi, kreativitas, manajemen risiko, serta kemampuan untuk mengevaluasi dan belajar dari setiap pengalaman.
Dengan menggunakan jasa EO, klien dapat fokus pada inti acara mereka sambil mempercayakan semua aspek logistik dan manajemen kepada para ahli.
