Apakah pernah kamu hadir di sebuah event musik yang konsep dan tujuannya tidak berjalan sesuai dengan harapan? Sebagian besar penonton akan kecewa dengan event tersebut. Salah satu yang paling sering didapatkan dalam sebuah event seperti jadwal yang tidak teratur dan ketidakmampuan pihak penyelenggara acara untuk mengatur event dengan baik.
Beberapa kekacauan tersebut bisa terjadi dalam industri event, khususnya acara musik yang membutuhkan tim profesional yang telah berpengalaman dalam manajemen acara. Manajemen acara menjadi sebuah faktor yang krusial dalam industri event. Apalagi saat ini industri event yang terus berkembang, kebutuhan acara yang efektif semakin meningkat.
Dalam artikel ini kami akan memberikan sebuah pengantar untuk kamu yang ingin membuat sebuah event agar memahami betapa pentingnya manajemen acara, dengan melihat dasar-dasar acara, beberapa konsep penting, hingga prinsip utama yang akan membentuk landasan pengelolaan kesuksesan acara. Simak informasi selengkapnya hingga selesai ya!
Apa itu Pengantar Manajemen Acara?
Manajemen acara atau event management merupakan pengorganisasian sebuah kegiatan atau acara yang dikelola secara profesional, sistematis, dan juga efektif. Kegiatan manajemen acara ini meliputi proses perencanaan, pengorganisasian, hingga pelaksanaan acara yang ditujukan untuk memberikan pengalaman berharga bagi para audiens.
Terdapat banyak faktor yang dikelola oleh manajemen acara, seperti menentukan budget, venue event, pemasaran, barang-barang logistik, keamanan, dan sebagainya. Manajemen acara akan sangat penting untuk memastikan semua elemen di dalam acara tersebut bisa berjalan dengan lancar sesuai dengan harapan.
Di dalam manajemen event, semua orang harus dapat bekerja untuk menyatukan visi yang sama serta menghasilkan kegiatan yang sesuai dengan rencana. Kekompakan menjadi salah satu faktor besar untuk menciptakan event sukses.
Dasar-Dasar Pengantar Manajemen Acara
Manajemen acara melibatkan proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, serta evaluasi sebuah event untuk dapat mencapai tujuan tertentu. Untuk itu, ada beberapa dasar manajemen acara yang menjadi fondasi utama, beberapa diantaranya:
- Perencanaan yang Teliti
Perencanaan yang teliti adalah proses pertama atau tahap yang paling lama dalam manajemen acara. Pada tahapan ini akan melibatkan penggunaan tiga dasar hukum, yaitu waktu, tempat, dan tempo. Kecerdikan dalam menggunakan ketiga hal tersebut akan sangat mempengaruhi dari hasil acara yang akan diselenggarakan.
- Pengorganisasian atau Koordinasi
Pengorganisasian ini menjadi sebuah tahapan yang paling banyak dilakukan dalam manajemen event. Dalam tahap ini peran dari event manager akan sangat penting karena dihadapkan dengan banyak pilihan yang mengharuskan untuk membuat keputusan dengan baik. Dampak yang dirasakan dalam pengambilan keputusan yang tepat yaitu akan menghasilkan event yang baik sesuai dengan perencanaan.
- Evaluasi
Evaluasi menjadi tahapan terakhir dimana dilakukan penilaian terhadap event yang telah diselenggarakan. Evaluasi menjadi sebuah proses pengukuran terhadap efektivitas strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan event. Penilaian ini berfungsi untuk menjadi sebuah acuan bagi pihak penyelenggara dalam membuat atau menyelenggarakan event serupa di masa yang akan datang.
Konsep Penting dalam Manajemen Acara
Adapun beberapa konsep penting yang perlu dipahami dalam manajemen acara, diantaranya:
Komunikasi Efektif
Komunikasi yang efektif menjadi salah satu kunci sukses dalam manajemen acara. Komunikasi efektif bisa dilakukan dalam komunikasi internal antar tim dan komunikasi eksternal dengan para mitra, peserta, serta pihak-pihak yang berkaitan dengan acara.
Inovasi dan Kreativitas
Manajemen acara yang baik seringkali melibatkan beberapa unsur inovasi dan kreativitas di dalamnya. Memilih konsep yang berbeda dengan event lainnya, desain acara yang unik, hingga penggunaan teknologi terbaru dapat menciptakan pengalaman yang tak terlupakan bagi para audiens.
Risiko dan Krisis Manajemen
Membuat rencana untuk menghadapi kemungkinan risiko dan krisis adalah langkah yang sangat jitu dalam manajemen acara. Hal tersebut termasuk dalam kebijakan keamanan, rencana evakuasi, serta solusi cepat untuk mengatasi masalah.
Prinsip Utama Manajemen Acara
Selain konsep penting dalam manajemen acara, ada juga beberapa prinsip utama yang perlu diperhatikan dalam manajemen acara. Hal ini meliputi:
- Fleksibilitas
Kemampuan dalam beradaptasi dengan berbagai perubahan menjadi salah satu kunci dalam manajemen acara. Fleksibilitas akan membuat tim dapat mengatasi berbagai masalah dan rintangan dengan efektif tanpa mengorbankan kualitas acara.
- Evaluasi Berkelanjutan
Proses evaluasi ini tidak hanya dilakukan setelah acara selesai, melainkan dilakukan juga selama acara berlangsung. Dengan melangsungkan evaluasi berkelanjutan, tim pelaksana acara bisa mengidentifikasi masalah dan melakukan perbaikan secara langsung.
- Kolaborasi Tim
Tidak hanya membutuhkan tenaga dari setiap orang, manajemen acara yang baik juga membutuhkan kolaborasi yang kuat di antara anggota tim, vendor, dan pihak-pihak yang terkait lainnya untuk memastikan bahwa setiap aspek acara bisa berjalan dengan lancar.
Baca Juga: What to Consider in Event Planning, Mengenal Apa Itu Event Organizer
