Hallo guys! Event management menjadi sebuah proses yang membutuhkan banyak perencanaan, koordinasi, dan eksekusi yang matang. Dengan banyaknya tugas dari event management, dibutuhkan peran event planner untuk dapat menyelesaikan berbagai pekerjaan tersebut. Event planner menjadi kunci utama dalam memastikan kelancaran dan kesuksesan acara.
Tim event planner tidak hanya memastikan semua aspek penting terpenuhi, tetapi juga membantu mengurangi rasa stres dan potensi kekeliruan yang bisa terjadi. Dengan begitu, kamu bisa merencanakan dan mengelola event dengan lebih efektif dan efisien.
Di dalam artikel ini kami akan membahas mengenai peran event planner yang menjadi kunci utama dalam kesuksesan event management. Simak informasi selengkapnya di bawah ini ya!
Apa Itu Event Planner?
Event planner yaitu tim atau individu yang membuat sebuah program atau perencanaan agar event bisa berjalan sesuai tujuan. Mereka akan bertugas mempersiapkan dimulai dari kebutuhan pra-acara hingga akhir acara.
Mulai dari budget, venue acara, tanggal penyelenggaraan acara, marketing, hingga jumlah audiens yang hadir di acara tersebut menjadi tugas dari event planner.
Terlebih lagi jika menyelenggarakan sebuah event besar dan megah, membutuhkan perencanaan yang jauh lebih matang karena memerlukan persiapan dengan waktu yang tidak sebentar.
Peran dan Tanggung Jawab Event Planner
Perencana Tugas Utama
Event Planner bertanggung jawab atas semua perencanaan aspek acara, dimulai dari konsep acara hingga akhir pelaksanaan. Tentu mereka harus memahami kebutuhan yang diperlukan dalam acara sesuai dengan visi dan tujuan.
Pemilihan Venue dan Vendor
Event planner juga bertanggung jawab untuk pemilihan venue dan berbagai vendor seperti dekorasi, sound system, katering, dan sebagainya.
Pengatur Waktu
Event planner memastikan semua jadwal dan waktu bisa diselesaikan sesuai dengan rencana. Membuat timeline secara rinci, dimulai dari masa persiapan, pelaksanaan, hingga selesai acara.
Anggaran dan Keuangan
Untuk membuat event, penting untuk bisa mengelola budget. Seorang event planner mempunyai tugas untuk merencanakan pengeluaran, mencari strategi untuk penghematan biaya, dan memastikan semua keuangan tercatat dengan baik.
Tema dan Dekorasi
Event planner juga harus memiliki kreativitas untuk menciptakan konsep dekorasi yang sesuai dengan tema acara.
Mengapa Perencanaan Acara itu Penting?
Menghemat Sumber Daya
Adanya event planner memungkinkan untuk menggunakan sumber daya secara efisien. Event planner memastikan untuk penyelenggaraan acara berjalan sesuai dengan rencana, mengurangi pemborosan, dan mengoptimalkan sumber daya.
Manajemen Risiko
Kehadiran event planner penting untuk manajemen risiko dengan mengantisipasi berbagai rintangan yang bisa terjadi serta membuat rencana darurat. Dengan begitu, event planner bisa meminimalisir kejadian-kejadian tidak terduga.
Menciptakan Brand Image Positif
Sebuah penyelenggaraan acara yang terencana dengan baik menciptakan brand image yang positif. Hal ini bisa memberikan pengalaman acara yang menyenangkan bagi para audiens.
Skill yang Harus Dimiliki Event Planner
- Cermat dan Peka
Kesuksesan sebuah event tidak hanya dilihat dari besar atau megahnya acara, namun dari banyaknya detail kecil yang berhasil dieksekusi dengan cermat. Dalam hal ini, seorang event planner harus memiliki kepekaan terhadap segala keperluan dalam acara.
- Kemampuan Komunikasi yang Baik
Event planner akan terus berhubungan dengan bermacam-macam orang, termasuk vendor, sponsor, guest star, dan klien. Kemampuan komunikasi yang baik menjadi kunci agar keseluruhan acara bisa berjalan dengan mudah serta semua individu yang terlibat memahami peran masing-masing.
- Keahlian Problem Solving
Event planner harus memiliki keahlian dalam problem solving, karena kemampuan ini menjadi salah satu kebutuhan mereka dalam menangani tugasnya. Selalu berpikir dengan tenang dan membuat keputusan-keputusan solutif adalah tugas utama dari event planner.
- Multitasking
Sederhananya, event planner yang berhasil bisa mengorganisasikan tugas mereka dengan baik. Tugas yang menumpuk bukan menjadi masalah, sebab dengan kemampuan multitasking semua permasalahan bisa teratasi.
Nah, itulah informasi mengenai event planner yang menjadi kunci utama dari event management. Menjadi seorang event planner merupakan sebuah tantangan yang menyenangkan, mengingat kompleksitas dan keragaman tugas yang harus diselesaikan.
Akan tetapi dengan kreativitas yang kita miliki, keterampilan organisasi, dan komitmen untuk memberikan pengalaman yang luar biasa kepada audiens, pintu kesuksesan dalam menggelar acara sangat mungkin terjadi.
Baca Juga: What to Consider in Event Planning, Mengenal Apa Itu Event Organizer
