Hallo guys! Pernah terbayang nggak bagaimana sulitnya mengatur waktu untuk menggelar acara konser musik, workshop, trade show, dan seminar? Namun hal tersebut tidak berlaku bagi tim event organizer yang berpengalaman.
Namun bagaimana bagi mereka yang baru pertama kali ingin menggelar sebuah event? Tentunya ada beberapa hal yang harus dilakukan agar tercipta acara yang sukses, salah satunya memiliki kemampuan event management yang baik.
Waktu menjadi suatu hal terpenting dalam merancang sebuah event. Kemampuan tim event organizer untuk bisa mengatur waktu akan memberikan dampak positif dalam kesuksesan acara. Oleh karena itu, pastikan untuk bisa mengatur rundown secara detail, sehingga event berlangsung dengan lancar, tanpa ada kendala waktu yang bisa membuat para audiens merasa kecewa dengan gelaran event tersebut.
Dalam artikel ini kami akan membahas bagaimana pentingnya manajemen waktu atau time management untuk dapat menyelenggarakan event dengan sukses. Yuk, simak informasi selengkapnya di bawah ini!
- Fokus Pada Tujuan Event
Sebagai event organizer yang profesional, dalam menyelenggarakan event tentu harus memiliki tujuan utama agar menjadi acuan. Dengan tujuan tersebut, maka event organizer akan bisa mengatur waktu dengan baik meskipun banyak kendala dalam prosesnya.
Bisa kita bayangkan jika gelaran sebuah event tidak memiliki tujuan, maka waktu yang bisa kita manfaatkan akan terbuang sia-sia. Selain itu, tim event organizer juga akan dapat menghabiskan banyak biaya terlepas dari apa yang sudah dianggarkan. Maka fokus pada tujuan event menjadi sangat penting sehingga bisa mengatur waktu dengan baik.
- Membuat Rundown Event
Untuk bisa memanfaatkan waktu dengan baik, tips kedua yaitu untuk membuat rundown event secara detail. Meskipun ada beberapa hal yang dirasa masih kurang jelas, seperti guest star, namun tetap perlu memasukkan ke dalam rundown agar memiliki rencana yang baik di acara tersebut.
Kamu juga perlu untuk menyiapkan back up plan. Rundown yang telah dibuat harus dibuat rencana-rencana lainnya, sehingga jika ada insiden atau halangan yang membuat acara tidak berjalan sesuai rencana, bisa mengandalkan back up plan tersebut.
- Job Desk yang Tepat
Setiap anggota dari tim event organizer memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. Untuk menentukan job desk dari anggota, bisa menetapkannya sesuai dengan minat dan kemampuan masing-masing individu. Sebagai contoh, seorang anggota memiliki minat dan pengalaman dalam bidang dokumentasi, jadi sesuaikan saja dengan kemampuan individu tersebut.
Dengan job desk yang tepat, tentu akan mempercepat jalannya pekerjaan mereka sehingga dapat mengatur waktu dengan baik. Berikan deadline dalam menjalani tugasnya agar waktu yang dimiliki tidak terbuang sia-sia.
- Bersikap Realistis
Seseorang yang terbiasa mengatur waktu dengan baik tentu memiliki sikap yang realistis terhadap kemampuannya. Memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu menjadi salah satu keterampilan utama dalam manajemen waktu.
Oleh karena itu, pastikan kamu bisa menghitung berapa lama kemungkinan berbagai tugas bisa diselesaikan dengan baik. Karena ada banyak hal lain yang perlu diperhatikan sehingga bisa memanfaatkan waktu dengan optimal.
- Fleksibel
Dalam menggelar event tentu akan ada berbagai rencana yang ingin dilaksanakan. Namun dalam prosesnya, akan ada beberapa risiko yang bisa saja membuat rencana berantakan. Bersikap fleksibel dalam proses perencanaan acara menjadi sebuah hal yang penting, karena akan mempertimbangkan beberapa kemungkinan seperti kemunduran, hambatan, hingga penundaan acara.
Selanjutnya kamu bisa memikirkan tentang rencana darurat ketika terjadi suatu hal yang tidak diinginkan. Semisal, guest star datang terlambat, kerusakan sound system, dan lain-lain. Waktu akan terus berputar, optimalkan waktu dengan baik sehingga acara bisa berjalan dengan lancar.
Nah, itulah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam manajemen waktu di sebuah event. Intinya, kamu harus bisa fokus pada tujuan dari event, membuat rundown secara detail, memberikan tugas pada orang-orang yang tepat, bersikap realistis, dan fleksibel.
Perlu juga untuk memperhatikan kesiapan masing-masing anggota di setiap prosesnya untuk dapat memastikan tugas bisa diselesaikan dengan baik. Hal-hal kecil bisa menjadi penyebab acara ngaret sehingga mengakibatkan acara tidak berjalan maksimal.
Baca Juga: What to Consider in Event Planning, Pentingnya Digital Marketing Dalam Event Management
