Hallo guys! Jika kamu pernah menghadiri sebuah acara besar seperti konser musik atau acara trade show, pastinya kamu pernah melihat tim event organizer yang terlibat dalam acara tersebut. Biasanya tim event organizer menggunakan handy talkie atau mic portable yang dibawa kemana-mana untuk berkoordinasi dengan seluruh tim atau divisi yang terkait selama acara berlangsung.
Apa sih pentingnya sebuah event organizer di dalam sebuah penyelenggaraan acara? dan seperti apa cara kerja event organizer?Untuk menjawab pertanyaan tersebut, kami akan membahas beberapa poin pentingnya. Simak informasi selengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Event Organizer?
Bagi yang belum mengetahui event organizer, EO adalah sebuah tim yang bertanggung jawab dalam seluruh aspek penyelenggaraan acara. Beberapa aspek tersebut meliputi dari perencanaan acara, pengeksekusian acara di hari H, serta memberikan pengawasan untuk memastikan semua rencana acara bisa berjalan dengan lancar.
Event organizer biasanya bekerja sama dengan beberapa vendor dalam menyelenggarakan acara untuk memastikan bahwa semua kebutuhan dan harapan yang ingin dicapai dalam acara tersebut bisa terpenuhi.
Perbedaan Event Organizer dan Event Planner
Mungkin beberapa dari kita seringkali bingung membedakan antara event organizer dan event planner. Tapi yang harus dipahami adalah keduanya merupakan satu kesatuan yang saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Yang membedakan antara event organizer dan event planner hanya dari tanggung jawabnya saja.
Event planner bertanggung jawab atas perencanaan acara, konsep acara, serta tujuan yang ingin dicapai. Sementara tim event organizer bertanggung jawab atas pengeksekusian acara dan mengawasi setiap perencanan di lapangan sesuai yang telah dibuat oleh tim event planner.
Proses Kerja Event Organizer
Untuk bisa menyelenggarakan sebuah acara dengan sukses dan hasil yang maksimal, event organizer membutuhkan melewati beberapa tahapan, mulai dari perencanaan konsep hingga eksekusi acara di hari H. Berikut ini proses kerja atau cara kerja event organizer secara lengkap.
1. Perumusan Konsep Acara
Langkah awal yang harus dilakukan oleh tim event organizer yaitu melakukan diskusi dengan tim event planer untuk merumuskan sebuah konsep acara. Adapun beberapa yang harus didiskusikan perihal acara yaitu tema acara, konsep acara, nama acara, lokasi, anggaran, teknis pelaksanaan, sumber daya yang dibutuhkan, hingga keuntungan yang bisa didapatkan dalam penyelenggaraan acara tersebut.
2. Teknis Acara
Langkah selanjutnya tim event organizer harus merumuskan teknis acara berdasarkan konsep yang telah dibuat untuk dapat memastikan berbagai kebutuhan sudah terpenuhi. Dalam tahapan kedua ini, tim event organizer harus memulai untuk menyusun rundown kasar perihal gambaran pelaksanaan acara hingga selesai.
3. Menyusun Anggaran
Penyusunan anggaran tentu diperlukan untuk mengetahui kisaran biaya yang dibutuhkan dalam menyelenggarakan acara tersebut. Biasanya pembagian anggaran dan pengeluaran ini dibagikan ke dalam beberapa kelompok, seperti administrasi dan penyuratan, perlengkapan dan dekorasi, panggung dan sound system, konsumsi, akomodasi dan transportasi, pengisi acara, venue acara, publikasi dan dokumentasi, dan sebagainya.
Pengelompokan anggaran ini dilakukan untuk memudahkan dalam memonitor seluruh kebutuhan acara.
4. Pembagian Tugas
Setelah melalui tahapan penyusunan anggaran, selanjutnya tim event organizer harus melakukan pembagian tugas terhadap semua tim yang ada di dalamnya. Pembagian tugas ini bisa dilakukan berdasarkan latar belakang dan minat dari orang-orang tersebut sehingga dibagi menjadi beberapa divisi yang dibutuhkan.
Dengan adanya pembagian tugas, penyelenggaraan event yang memiliki banyak kerjaan akan bisa diselesaikan dengan baik dan tepat waktu.
5. Persiapan
Tim event organizer biasanya membutuhkan waktu setidaknya 3 – 6 bulan sebelum penyelenggaraan acara untuk dapat menyiapkan semuanya. Selama periode persiapan ini, masing-masing divisi akan diberikan tugas dan deadline yang harus diselesaikan.
Dengan timeline yang sudah dibuat sebelumnya, maka setiap divisi bisa melakukan jobdesknya masing-masing secara terorganisir hingga hari H pelaksanaan dimulai.
6. Pelaksanaan
Pada hari H pelaksanaan menjadi tahap terakhir yang harus dilakukan oleh tim event organizer dalam sebuah penyelenggaraan event. Perencanaan yang sudah dilakukan sejak jauh-jauh hari akan ditentukan dalam tahapan pelaksanaan. Maka dari itu, diperlukan analisis situasi yang tepat jika terjadi hal yang tidak diinginkan pada penyelenggaraan acara.
Baca Juga: Istilah Gaul Yang Wajib Diketahui Anak K-Popers , Mengenal Apa Itu Event Organizer, Tips Mengelola Anggaran Acara
