Hallo guys! Mendapatkan sponsor untuk sebuah event tentu bukan menjadi hal yang mudah. Dukungan finansial dari sponsor menjadi salah satu cara yang saat ini banyak dilakukan oleh penyelenggara acara untuk mensukseskan eventnya.
Sponsorship tidak hanya memberikan dukungan secara finansial saja, melainkan membuka peluang untuk dapat berkolaborasi serta memberikan jangkauan yang luas.
Akan tetapi, untuk bisa mendapatkan sponsor ini diperlukan strategi yang efektif. Kita harus bisa meyakinkan mereka bahwa acara yang diselenggarakan layak untuk mereka beri dukungan.
Dalam artikel ini kami akan memberi informasi mengenai langkah-langkah yang perlu dilakukan saat mencari sponsor untuk sebuah event. Simak informasi selengkapnya di bawah ini ya!
Lakukan Riset Calon Sponsor
Hal pertama yang harus dilakukan yaitu melakukan riset tentang calon sponsor. Dengan riset yang baik, kamu bisa memahami tentang profil dan kepentingan dari sponsor, serta menyesuaikan tujuan event dan sponsor agar selaras.
Telusuri profil sponsor, kegiatan sponsor sebelumnya, dan nilai-nilai yang mereka naikkan. Perhatikan juga apakah mereka pernah mensponsori acara serupa sebelumnya atau tidak. Informasi ini akan sangat berguna untuk melihat preferensi dan kepentingan sponsor.
Pilih Sponsor sesuai dengan Target Pengunjung
Kedua, jangan asal-asalan dalam memilih calon sponsor. Tidak selamanya sponsor sesuai dengan target pengunjung yang akan datang kepada event kita.
Sebagai contoh, kamu akan menyelenggarakan event gerak jalan. Sponsor yang tepat yaitu perusahaan yang bergerak di bidang kesehatan atau minuman.
Akan lebih baik lagi jika kamu membuat daftar sponsor yang menjadi incaran serta memasukan informasi seputar nomor kontak, alamat, dan siapa yang bertanggung jawab untuk menangani sponsor dan kerja sama.
Siapkan Proposal yang Menarik
Membuat proposal yang menarik juga menjadi bagian penting dalam mencari calon sponsor untuk event yang akan diselenggarakan. Proposal menjadi media utama untuk mempresentasikan nilai acara dan manfaat yang akan diperoleh sponsor jika mereka mau bergabung.
Di dalam proposal, kamu bisa memulai dengan memperkenalkan acara secara singkat dengan menggambarkan tema, tujuan, dan potensi yang bisa dicapai.
Lalu, uraikan keuntungan yang akan diperoleh sponsor seperti akses ke target audiens, peluang kolaborasi dengan pihak lain yang terlibat dalam acara, dan lain sebagainya.
Lebih baik lagi jika mencantumkan paket sponsor yang mencakup tingkat dukungan finansial atau sumbangan dalam bentuk lain yang diharapkan sponsor. Sertakan juga informasi tentang promosi, branding, dan eksposur brand dalam acara.
Presentasikan Proposal
Jika proposal sudah disusun, maka kamu harus membuat janji untuk dapat mempresentasikan proposal yang sudah dibuat. Sejatinya presentasi ini untuk meyakinkan calon sponsor agar mau bergabung dengan event yang diselenggarakan.
Pada tahap ini, kamu harus memperhatikan setiap detail, dimulai dari busana yang dikenakan, pembawaan dan pemilihan bahasa, dan banyak hal lainnya.
Usahakan tetap rileks, tidak tergesa-gesa, sehingga materi proposal yang dipresentasikan dapat dimengerti dengan jelas oleh calon sponsor.
Buat Deadline
Setelah berhasil presentasi, buatlah deadline supaya kamu benar-benar bisa fokus dalam mencari sponsor serta tidak melampaui batas waktu yang sudah ditentukan.
Hal ini diperlukan karena calon sponsor biasanya membutuhkan waktu yang tidak sebentar untuk mengambil keputusan. Umumnya rentang waktu yang paling tepat untuk mendapatkan sponsor mulai dari 3 sampai 6 bulan sebelum acara diselenggarakan.
Dengan begitu, kamu bisa memiliki waktu yang cukup untuk mencari alternatif sponsor lain.
Follow Up
Follow up, itulah yang harus dilakukan setelah mempresentasikan proposal ke berbagai perusahaan atau brand. Jangan pernah berharap perusahaan yang menghubungi, karena mungkin saja ada puluhan hingga ratusan proposal yang masuk ke perusahaan tersebut.
Mem-follow up proposal harus sering dilakukan. Usahakan untuk mendapatkan kontak perusahaan, rajin menanyakan kejelasan proposal dengan bahasa yang ramah dan sopan.
Baca Juga: What to Consider in Event Planning, Mengenal Apa Itu Event Organizer
