Jika kita melihat dari sudut pandang para pengunjung acara, sebuah gelaran event mungkin dirasa bisa berjalan baik dan lancar, tanpa ada permasalahan di dalamnya. Akan tetapi pada kenyataannya, merencanakan sebuah acara itu bukanlah hal yang mudah. Sebuah tim harus menghabiskan banyak energi untuk dapat menggelar acara dengan sempurna.
Maka dari itu, dalam tahap perencanaan acara cara terbaik untuk dapat menyelenggarakan acara yang sukses dan konsisten yaitu melalui prinsip-prinsip manajemen acara. Prinsip manajemen acara tersebut mencakup dalam merencanakan, mengorganisir, hingga melaksanakan suatu kegiatan acara dengan tujuan-tujuan tertentu agar bisa terlaksana dengan baik.
Hal-Hal Penting Dalam Manajemen Acara
Sebuah tim yang profesional dalam menggelar acara tentu harus memahami beberapa prinsip dasar manajemen acara yang mendasari keberhasilan sebuah acara. Dalam artikel ini kami akan menginformasikan beberapa prinsip terpenting dalam manajemen acara yang harus diketahui oleh setiap profesional dalam bidang acara. Simak informasi selengkapnya di bawah ini ya!
- Pahami Tujuan Acara
Sebelum memulai sebuah perencanaan acara, sangat penting bagi profesional untuk memahami dan menetapkan tujuan acara dengan jelas. Hal tersebut meliputi beberapa pertanyaan yang umum, seperti “Apakah acara tersebut digelar untuk tujuan mempromosikan sebuah brand? Meningkatkan penjualan? Membangun hubungan bisnis?” dan sebagainya.
Dengan memahami dan menetapkan tujuan acara, tentu akan memudahkan bagi penyelenggara acara untuk membantu dalam menyusun strategi yang tepat agar mudah dipahami oleh audiens. Selain itu, adanya tujuan acara ini akan memudahkan dalam mengevaluasi tingkat keberhasilan acara.
- Perencanaan Anggaran Acara
Membuat rencana anggaran acara adalah langkah yang harus dilakukan dalam manajemen acara. Hal ini termasuk ke dalam prinsip manajemen acara karena anggaran merupakan aspek yang sangat penting dalam keberlangsungan sebuah acara. Rencana anggaran yang dilakukan harus realistis dan mengelolanya dengan cermat sehingga akan menjaga acara berjalan dengan baik.
Manajemen anggaran yang efektif akan meminimalisir resiko yang ada. Karena pada dasarnya untuk menyelenggarakan acara yang besar itu mudah jika anggaran tidak terbatas. Akan tetapi, dalam beberapa acara tertentu diperlukan manajemen yang baik untuk menghasilkan acara sukses dengan anggaran yang terbatas.
- Analisis Kebutuhan dan Keinginan Audiens
Kunci utama dalam menggelar acara yang sukses yaitu dengan memahami kebutuhan dan keinginan audiens acara. Maka dari itu, sebagai profesional dalam bidang acara harus bisa mencari cara untuk menganalisis kebutuhan dan keinginan audiens, salah satunya dengan cara survei dan interaksi.
Survei dan interaksi dengan audiens yang berpotensi untuk membantu mengidentifikasi apa yang mereka harapkan dalam acara tersebut. Selain itu kita juga bisa memahami bagaimana acara dapat memenuhi ekspektasi mereka. Dengan melibatkan para audiens dalam acara, maka bukan tidak mungkin anda bisa menciptakan sebuah acara yang memberikan pengalaman berharga bagi para audiens.
- Perencanaan Logistik yang Detail
Logistik merupakan bagian terpenting dari manajemen acara. Logistik ini meliputi segala aspek dalam acara dimulai dari venue acara, transportasi, akomodasi, lighting, sound system, hingga catering. Setiap detail dalam perencanaan logistik acara harus dipertimbangkan dengan cermat untuk memastikan kesuksesan sebuah acara.
Oleh karena itu, pengelolaan yang efisien terhadap semua pemasok logistik, memastikan semua logistik memenuhi apa yang acara butuhan termasuk sesuai dengan anggaran dan tepat waktu dalam loading barang, akan sangat mempengaruhi tingkat keberhasilan dari acara.
- Manajemen Risiko yang Proaktif
Dalam setiap gelaran acara tentu memiliki risiko potensial yang bisa merugikan sebuah acara. Dimulai dari masalah teknis hingga perubahan cuaca, semua masalah harus bisa diatasi dengan baik.
Dalam hal ini, manajemen acara harus memiliki rencana darurat yang siap dilakukan jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan selama berlangsungnya acara. Mengidentifikasi segala risiko yang bisa terjadi akan membantu untuk merumuskan strategi mengatasi masalah yang bisa membantu untuk meminimalisir dampak yang terjadi pada acara.
Baca Juga: Conference Adalah: Penjelasan dan Fungsinya Untuk Anda, Mengenal Apa Itu Event Organizer
