Sebelum kita menyelenggarakan sebuah event yang telah diimpi-impikan, sebaiknya kita menyiapkan tahapan yang paling krusial dalam acara, yaitu tahap perencanaan. Dengan adanya perencanaan, kemungkinan besar acara akan berjalan dengan baik.
Perencanaan merupakan sebuah bentuk atau upaya pemikiran dan perancangan untuk sebuah event agar bisa mencapai hasil yang diinginkan. Dengan kata lain, perencanaan acara yang baik akan membuahkan event yang lancar dan sukses.
Meskipun tahapan ini cukup krusial, tapi dalam membuat perencanaan acara bukan perkara yang mudah. Jika salah dalam membuat perencanaan, maka akan memungkinkan untuk menghambat keberlangsungan acara tersebut. Bahkan, dampak yang lebih buruknya bisa menyebabkan kegagalan acara.
Maka dari itu, dalam artikel ini kami akan membahas mengenai konsep-konsep kunci untuk kesuksesan perencanaan. Simak informasi selengkapnya di bawah ini ya!
Apa Pentingnya Perencanaan Event?
Di dalam membuat perencanaan acara, tentu memerlukan pengelolaan yang baik. Disinilah manajemen acara berfungsi. Manajemen acara merupakan sebuah sistem yang berfungsi untuk mengelola acara dari tahapan perencanaan, persiapan, hingga evaluasi acara.
Lalu, apa pentingnya perencanaan acara? Ada beberapa alasan mengapa tahapan perencanaan ini menjadi hal dasar yang sangat penting untuk kesuksesan sebuah acara. Di bawah ini beberapa alasannya:
- Tujuan Acara menjadi Lebih Jelas
Sebuah acara sudah pasti memiliki tujuan-tujuan tertentu untuk ditampilkan. Dengan adanya tahapan perencanaan, tujuan tersebut menjadi lebih jelas dan akan berdampak baik bagi keberlangsungan acara.
- Event Organizer akan Bekerja Berdasarkan Tujuan yang Sama
Salah satu manfaat lain yang didapatkan dari tahapan perencanaan acara yaitu pihak penyelenggara dan event organizer akan bekerja dengan tujuan yang sama. Dengan begitu, kinerja selama berlangsungnya acara akan lebih harmonis dan sinkronis.
- Resiko Menjadi Lebih Berkurang
Perencanaan yang baik akan mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin saja terjadi di dalam acara. Dengan begitu, risiko dan ketidakpastian bisa dicegah dan diminimalisir dengan baik.
- Penyelesaian Tugas Lebih Efektif
Dengan adanya perencanaan juga dapat berimbas pada penyelesaian tugas dari masing-masing orang yang terlibat dalam acara tersebut. Dengan begitu, penyelesaiannya pun akan menjadi lebih baik dan bisa diselesaikan dengan tepat waktu.
Tahapan Penting Perencanaan Acara
Setelah kamu mengetahui betapa pentingnya tahapan perencanaan dalam acara, maka sudah saatnya kamu untuk membuat perencanaan tersebut. Ada beberapa tahapan penting yang harus kamu lakukan untuk membuat perencanaan acara, diantaranya:
- Melakukan Riset
Hal pertama yang harus kamu lakukan dalam membuat perencanaan event yaitu dengan melakukan riset. Riset ini bisa berkaitan dengan segala kebutuhan dan keinginan dari tujuan acara, serta harapan acara yang sudah ditargetkan sebelumnya.
Riset acara ini bisa kamu lakukan dengan berbagai cara, salah satunya dengan menyebar kuisioner atau melakukan wawancara ringan kepada beberapa orang yang dianggap paham mengenai acara.
- Membuat Rancangan
Setelah melakukan riset, langkah selanjutnya yaitu dengan membuat rancangan. Pada tahapan ini kamu harus menentukan tema acara yang akan diangkat dalam pelaksanaan acara tersebut. Setelah itu, konsep dari acara bisa mulai ditentukan sesuai dengan tema besarnya.
- Menentukan Perencanaan
Perencanaan bisa saja berkaitan dengan sema kegiatan yang akan berlangsung dalam acara sehingga sumber daya yang banyak sangat dibutuhkan. Selain itu, estimasi waktu pelaksanaan acara pun bisa dilakukan dalam tahapan ini. Lalu anggaran yang dibutuhkan untuk melangsungkan acara tersebut bisa menjadi pokok pembahasan.
- Melakukan Koordinasi
Dari beberapa tahapan di atas seharusnya sudah terbentuk sebuah tim atau panitia yang utuh untuk menggelar acara tersebut. Oleh karena itu, sudah saatnya kamu melakukan koordinasi dalam perencanaan.
Koordinasi ini menjadi sebuah hal yang penting agar tidak terjadi miskomunikasi dan kesalahan-kesalahan lainnya yang bisa membuat dampak buruk terhadap acara.
- Mengevaluasi
Tidak hanya dilakukan di penghujung acara, evaluasi juga menjadi kunci penting dalam tahapan perencanaan. Dengan adanya evaluasi kamu bisa menemukan berbagai kesalahan sebelum acara berlangsung. Sebagai contoh, ada beberapa hal yang mestinya tidak dilakukan dalam acara tersebut.
Baca Juga: What to Consider in Event Planning, Mengenal Apa Itu Event Organizer
