Hallo guys! Untuk dapat membuat event dengan sukses, tentu membutuhkan persiapan serta perencanaan yang matang. Jangan sampai kita udah usaha mati-matian dengan merelakan waktu dan energi yang terkuras habis, tapi eventnya masih tidak sesuai yang diinginkan. Sebelum kita membahas lebih jauh, ada beberapa hal yang perlu kamu ketahui untuk cara membuat event agar bisa berjalan dengan sukses.
Sebelum menggelar sebuah event, salah satu hal yang harus menjadi pertimbangan yaitu dari konsep acara itu sendiri. Acara apa saja yang ingin disajikan kepada audiens, sehingga kita bisa mulai merencanakan persiapan lainnya.
Ketidakmampuan dalam menangani suatu event secara baik terkadang menjadi problem yang menyebabkan event tersebut tidak berjalan sesuai dengan yang diinginkan. Dalam hal ini, keberadaan seorang event organizer pasti sangat dibutuhkan. Namun bagi kamu yang ingin membuat event sendiri tanpa melibatkan event organizer, kamu harus memahami beberapa hal berikut ini. Simak informasi selengkapnya di bawah ini ya!
1. Membuat Tema dan Konsep Acara yang Jelas
Setiap event pastinya memiliki tema dan konsep acaranya masing-masing. Hal ini yang membuat event tersebut bisa berjalan dengan baik. Namun jika hal ini tidak dilakukan, kegagalan bisa saja terjadi pada event tersebut.
Tema acara menjadi faktor utama yang mengawali tahapan perencanaan. Hal ini yang menentukan konsep event bisa berjalan dengan bagus. Untuk membuat konsep event, kamu membutuhkan kreatifitas agar dapat memberikan warna baru yang tentunya akan menarik khayalak banyak. Dengan konsep dan tema yang fresh, akan tercipta event yang memberikan pengalaman baru dan dikenang oleh penonton.
2. Merencanakan Budget
Setelah menentukan tema dan konsep acara, maka selanjutnya harus merencanakan budget atau anggaran biaya. Penyelenggaraan event tentunya membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Setidaknya harus menyiapkan beberapa peralatan seperti menyewa sound system, tenda, branding, id card, venue, dan lain sebagainya.
Jika sudah mendaftar beberapa peralatan yang dibutuhkan dalam event, maka kamu harus mencari tahu harga tiap item yang sudah masuk ke dalam daftar tersebut. Untuk mengetahuinya, kamu bisa survey ke beberapa vendor terpercaya.
3. Tentukan Target yang Ingin Dicapai
Dalam menggelar sebuah event juga harus menentukan target yang ingin dicapai. Target ini seolah-olah menjadi inti dari event, karena tanpa ada tujuan yang jelas, sebuah event biasanya tidak memiliki makna dan manfaat apapun.
Sebagai contoh dalam event konser musik, kamu bisa menentukan berapa jumlah orang yang diperkirakan akan hadir dalam event tersebut. Lebih spesifik lagi seperti ini, “event konser musik ini akan diikuti oleh 15 band yang akan dihadiri oleh 5 ribu orang pengunjung, dan membutuhkan anggaran senilai Rp 1 milliar dalam pelaksanaan selama 2 hari.”
4. Melakukan Pembagian Tugas dengan Tim
Untuk membuat event tentunya membutuhkan kerja sama tim yang solid dan kompak. Jika suatu acara dikerjakan sendirian, tentu sulit untuk mencapai hasil yang diinginkan. Maka dalam hal ini membutuhkan pembagian tugas sesuai dengan pengetahuan dan passion dari masing-masing anggota. Bentuk pembagian tugas ini bisa dipecah per divisi agar gambaran tugasnya akan terlihat jelas.
Dengan begitu, setiap orang dari divisi tersebut akan mengetahui tugasnya masing-masing. Jangan lupa juga untuk melakukan koordinasi antar divisi agar bisa sepaham secara keseluruhan.
5. Membuat Rencana Cadangan
Terkadang rencana acara yang sudah disusun secara matang bisa berjalan tidak sesuai dengan yang kita inginkan. Untuk mengantisipasi hal tersebut, maka kamu bisa membuat rencana cadangan sehingga jika ada hal yang tidak diinginkan tetap mempunyai backup plan.
6. Menentukan Media Promosi
Untuk menggelar sebuah event tidak cukup dengan hanya konsep acara yang unik saja, namun juga perlu untuk menentukan strategi publikasi secara tepat sasaran. Terlebih saat ini sudah ada media sosial yang sangat membantu untuk mempromosikan event yang kamu buat.
Kamu bisa mengajak semua anggota tim untuk ikut berpartisipasi mempublikasikan acara melalui media sosial masing-masing. Selain menggunakan media sosial, beberapa sarana publikasi juga bisa digunakan untuk membantu promosi event, diantaranya:
• Iklan media massa
• Iklan billboard
• Iklan radio
• Poster
• Brosur
• Kerja sama dengan akun media sosial informasi event
7. Membuat Rundown yang Terencana
Selanjutnya, kamu bisa membuat rundown yang terencana untuk membuat event yang sukses. Rundown merupakan jadwal atau rangkaian kegiatan saat berlangsungnya event. Rangkaian acara ini perlu disusun dari jauh-jauh hari sebelum acara terselenggara agar segala sesuatunya bisa dipersiapkan dengan baik.
Beberapa hal yang perlu ditampilkan pada rundown yaitu tanggal, tempat, waktu, serta rangkaian kegiatan.
Baca Juga: Tips Mengelola Anggaran Acara
Nah, itulah beberapa langkah yang harus kamu lakukan untuk membuat event agar berjalan dengan sukses. Kesuksesan suatu acara ini salah satunya terletak pada persiapan yang matang serta eksekusi yang maksimal. Untuk mendapatkan hasil terbaik, kamu bisa menerapkan 7 langkah di atas ya!
