Dalam industri acara, istilah event organizer dan event management seringkali digunakan secara bergantian, meskipun keduanya memiliki peran dan fungsi yang berbeda. Baik event organizer maupun event management memainkan peran penting dalam menyelenggarakan acara, tetapi pemahaman mengenai perbedaan keduanya akan membantu dalam memilih layanan yang sesuai untuk kebutuhan acaramu.
Untuk lebih memahami perbedaan antara event organizer dan event management, mari kita bahas definisi, tanggung jawab, serta ruang lingkup kerja dari masing-masing peran ini.
Event Organizer
Event organizer (EO) adalah pihak yang bertanggung jawab dalam merencanakan dan menjalankan acara secara operasional. Peran EO biasanya dimulai setelah konsep acara sudah ditetapkan oleh klien atau tim event management. Mereka bekerja pada detail teknis dan memastikan semua elemen acara berjalan sesuai dengan rencana pada hari pelaksanaan.
Tugas Utama Event Organizer
Koordinasi dengan Vendor
EO bertugas menghubungi dan bekerja sama dengan vendor, seperti penyedia katering, dekorasi, sound system, dan dokumentasi. Mereka bertanggung jawab memastikan semua elemen teknis tersedia dan bekerja sesuai dengan harapan klien.
Pengaturan Acara di Lokasi
Pada hari-H, EO bertanggung jawab mengatur lokasi acara, menyiapkan panggung, mengarahkan tata letak, serta memastikan semua perlengkapan siap digunakan.
Pelaksanaan Acara
EO juga berperan aktif selama acara berlangsung, memastikan kelancaran acara, mengatasi kendala yang muncul, serta menyesuaikan hal-hal tak terduga.
Evaluasi Setelah Acara
Setelah acara selesai, EO biasanya melakukan evaluasi untuk melihat apakah semua aspek berjalan sesuai rencana dan mengambil pelajaran dari setiap kendala yang dihadapi.
Event organizer biasanya lebih berfokus pada sisi operasional, sehingga layanan mereka cocok bagi orang yang sudah memiliki konser acara yang jelas, namun membutuhkan tim profesional untuk mengeksekusi acara dengan sempurna.
Event Management
Sementara event organizer lebih berperan pada sisi teknis dan pelaksanaan, event management adalah layanan yang lebih luas dan strategis. Event management mencakup keseluruhan proses penyelenggaraan acara, dari perencanaan awal hingga evaluasi pasca-acara. Tim event management bertanggung jawab atas keseluruhan proses, termasuk tujuan acara, merancang konsep, menetapkan anggaran, hingga mengelola semua elemen yang diperlukan.
Tugas utama Event Management
Perencanaan Strategis
Event management bertanggung jawab dalam merencanakan strategi acara, termasuk menentukan tema, sasaran, dan pesan yang ingin disampaikan melalui acara tersebut. Mereka juga bekerja untuk menyelaraskan tujuan acara dengan harapan klien.
Penyusunan Anggaran
Salah satu peran penting event management adalah menyusun anggaran acara secara keseluruhan, termasuk pembagian dana untuk vendor, lokasi, dekorasi, dan kebutuhan lainnya. Mereka bertanggung jawab memastikan acara tetap dalam batas anggaran yang sudah ditetapkan.
Manajemen Tim
Event management mengatur seluruh tim yang terlibat dalam acara, mulai dari EO hingga vendor. Mereka memastikan semua elemen acara berjalan sesuai rencana dan bekerja sama dengan berbagai pihak untuk menjaga keselarasan.
Koordinasi Keseluruhan
Jika EO berfokus pada teknis di hari-H, event management memastikan bahwa keseluruhan acara mulai dari persiapan hingga akhir berjalan sesuai strategi yang telah disusun. Mereka mengelola keseluruhan proses dan mengatasi masalah sebelum, selama, dan setelah acara berlangsung.
Dengan kata lain, event management berfokus pada aspek manajerial dan strategis dari sebuah acara, sehingga mereka tidak hanya berperan pada pelaksanaan teknis, tetapi juga memastikan bahwa acara tersebut memenuhi tujuan dan harapan klien dari awal hingga akhir.
Perbedaan Utama Event Organizer dan Event Management
Ruang Lingkup Pekerjaan
- Event organizer biasanya fokus pada pelaksanaan teknis acara. Mereka bekerja dengan vendor, menyiapkan lokasi, dan mengelola detail acara pada hari-H.
- Event management, di sisi lain, mengelola seluruh proses acara, termasuk perencanaan strategis, anggaran, hingga pengawasan keseluruhan.
Tanggung Jawab
- EO lebih bertanggung jawab pada pelaksanaan dan teknis operasional di hari acara.
- Event management memiliki tanggung jawab yang lebih luas, mencakup perencanaan awal, pengelolaan keseluruhan, dan evaluasi setelah acara.
Keterlibatan dalam Proses
- EO terlibat dalam tahap-tahap akhir ketika rencana acara sudah ada, dan mereka bertugas memastikan kelancaran acara.
- Event management terlibat dari awal, termasuk membantu klien merumuskan konsep, menentukan tujuan acara, dan menyusun anggaran.
Kapan Memilih Event Organizer atau Event Management?
Memilih antara EO atau event management tergantung pada kebutuhan acaramu. Jika kamu sudah memiliki konsep acara yang jelas dan hanya membutuhkan tim profesional untuk mengelola hari pelaksanaan, EO adalah pilihan yang tepat. Namun, jika kamu membutuhkan bantuan dari tahap perencanaan, strategi, hingga eksekusi, menggunakan layanan event management akan memberikan solusi yang lebih menyeluruh.
Selain itu, event management juga sangat berguna jika kamu merencanakan acara berskala besar yang memerlukan perencanaan yang matang, seperti konferensi, festival, atau acara perusahaan yang melibatkan banyak pihak.
Baca Juga: What to Consider in Event Planning, Mengenal Apa Itu Event Organizer