Merancang sebuah event itu ibarat seperti bikin film. Harus ada alur cerita yang jelas, pembukaan yang menarik, momen klimaks, sampai penutupan yang berkesan. Dari sini lah peran rundown menjadi sangat krusial.
Rundown merupakan dokumen penting yang jadi panduan pelaksanaan acara dari awal hingga selesai. Sayangnya, masih banyak yang menganggap enteng pembuatan rundown, padahal kalau salah susun, bisa bikin event berantakan.
Artikel ini akan membahas tuntas cara menyusun rundown acara yang efektif dan rapi, dari opening hingga closing. Simak informasi selengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Rundown dan Kenapa Penting?
Rundown adalah urutan kegiatan dalam suatu acara yang disusun secara sistematis berdasarkan waktu. Dalam dunia event organizing, rundown berfungsi sebagai peta jalan pelaksanaan acara. Tanpa rundown yang jelas, tim produksi, MC, talent, dan semua kru bisa kehilangan arah.
Bayangkan kamu punya event dengan durasi 3 jam, tapi tidak tahu segmen mana yang harus tampil duluan, berapa lama tiap segmen berlangsung, dan siapa yang bertanggung jawab di setiap sesi. Akhirnya, acara jadi molor, peserta bosan, bahkan bisa bubar jalan sebelum selesai.
Dengan rundown, kamu bisa:
- Mengatur waktu setiap sesi dengan efisien
- Menjaga flow acara tetap menarik
- Memastikan semua orang tahu perannya masing-masing
- Mencegah overlapping atau kekosongan waktu yang bikin awkward
Unsur Penting dalam Sebuah Rundown
Sebuah rundown acara yang baik biasanya mencakup:
1. Waktu Pelaksanaan
Mulai dari jam acara dimulai hingga selesai. Setiap kegiatan harus diberi estimasi durasi agar pengaturan waktunya terukur.
2. Nama Kegiatan atau Segmen
Berisi rincian tiap sesi acara seperti opening, sambutan, penampilan, games, coffee break, hingga closing.
3. Penanggung Jawab
Siapa yang memandu sesi tersebut? Bisa MC, talent, atau panitia khusus.
4. Keterangan Tambahan
Kalau perlu, tambahkan notes khusus, misalnya cue musik, video yang harus diputar, atau properti yang harus siap.
Langkah-Langkah Membuat Rundown Event
1. Pahami Dulu Konsep Acara
Sebelum menyusun rundown, pahami dulu jenis dan tujuan acara yang akan digelar. Apakah itu seminar, konser, launching produk, atau festival? Konsep acara akan menentukan struktur rundown yang kamu buat.
Misalnya, rundown untuk konser akan berbeda dengan rundown seminar. Di konser, kamu perlu susun urutan performer, durasi tiap lagu, jeda antar penampilan, dan highlight untuk penampilan utama. Sedangkan dalam seminar, kamu harus memuat sesi sambutan, keynote speaker, panel diskusi, hingga sesi tanya jawab.
2. Tentukan Total Durasi Acara
Ketahui berapa jam total acara akan berlangsung. Ini akan menjadi batasan waktu untuk setiap segmen yang kamu masukkan ke dalam rundown. Jangan sampai segmen terlalu panjang atau malah terlalu pendek sehingga tidak efektif.
3. Susun Segmen Berdasarkan Alur Logis
Kamu bisa memulai dari:
- Persiapan teknis: waktu loading, sounding check, dan setting venue.
- Registrasi peserta: waktu untuk check in, pengambilan ID card, dan lain-lain.
- Pembukaan: biasanya diisi oleh MC, doa pembuka, dan sambutan.
- Isi acara utama: tergantung jenis event, bisa berupa presentasi, penampilan, diskusi, atau games.
- Coffee break atau makan siang: beri jeda agar peserta tidak kelelahan.
- Penutupan: wrap up, pengumuman penting, dan closing statement.
4. Buat dalam Format Tabel atau Time Block
Untuk memudahkan semua pihak pembaca, buat rundown dalam bentuk tabel dengan kolom: waktu, kegiatan, penanggung jawab, dan catatan.
Contoh sederhana:
5. Sisipkan Waktu Cadangan
Selalu siapkan buffer time 5-10 menit di setiap pergantian segmen. Ini penting untuk mengantisipasi keterlambatan, kendala teknis, atau improvisasi di lapangan. Rundown yang terlalu padat tanpa celah bisa membuat acara kacau jika ada satu segmen saja yang molor.
6. Koordinasi dengan Seluruh Tim
Setelah selesai draft rundown, koordinasikan dengan seluruh pihak yang terlibat, seperti MC, teknisi, EO, pengisi acara, dan lain-lain. Minta feedback dari mereka dan lakukan revisi bila perlu agar semua merasa nyaman dengan jadwal tersebut.
7. Cetak dan Distribusikan
Pastikan rundown final dibagikan ke seluruh kru, terutama MC, pengisi acara, dan bagian teknis. Cetak dalam bentuk fisik dan digital agar semua bisa mengakses.
Kesalahan Umum Saat Menyusun Rundown
Biar nggak mengulang kesalahan yang sama, ini beberapa hal yang sering terjadi saat menyusun rundown.
- Tidak menyisipkan waktu cadangan
- Tidak mempertimbangkan durasi transisi antar segmen
- Kurang jelas dalam penulisan siapa yang bertanggung jawab
- Rundown tidak dibagikan ke semua tim
- Overestimate durasi segmen (misalnya, memberi 45 menit untuk sambutan yang sebenarnya hanya 10 menit).
Tips Agar Rundown Lebih Efektif
- Gunakan warna untuk membedakan jenis segmen (misalnya, warna biru untuk pembukaan, hijau untuk sesi utama, merah untuk penutup).
- Buat versi singkat (summary rundown) untuk MC dan versi teknis untuk kru produksi.
- Selalu siap dengan plan B kalau ada sesi yang harus di-skip atau diubah waktunya.
- Gunakan aplikasi seperti Google Sheets, Notion, atau Trello untuk manajemen rundown yang lebih fleksibel dan kolaboratif.
Nah, itulah informasi penting dalam membuat event untuk menentukan kelancaran sebuah event. Rundown menjadi alat komunikasi utama yang menyatukan semua elemen acara. Dengan rundown yang rapi, tertata, dan fleksibel, kamu bisa membuat event yang terasa profesional, terorganisir, dan pastinya memorable bagi peserta.
Jadi, sebelum membuat event, pastikan rundown-mu sudah tersusun dengan rapi. Karena suksesnya acara bukan hanya soal ide besar dan dekorasi mewah, melainkan soal bagaimana kamu mengatur waktu dan flow agar semuanya berjalan mulus dari awal hingga penutupan!
