Dalam dunia event, mengelola event dengan skala besar bukanlah yang mudah. Ada banyak tim yang terlibat di dalamnya, termasuk tim inti, vendor, hingga tamu undangan. Satu kesalahan kecil saja bisa berdampak sangat besar. Oleh karena itu, sangat penting untuk menggelar technical meeting sebelum event dimulai.
Technical meeting bukan sekedar pertemuan saja, melainkan menjadi fondasi krusial yang menentukan arah event bisa berjalan mulus atau justru menghadapi kendala.
Nah, dalam artikel ini kami akan membahas mengapa technical meeting sangat penting dalam penyelenggaraan event, apa saja yang perlu dibahas dalam technical meeting, dan bagaimana membuat sesi ini berjalan efektif. Simak informasi selengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Technical Meeting?
Technical meeting adalah pertemuan yang mendiskusikan atau membahas aspek teknis pada sebuah acara. Dalam pertemuan ini akan melibatkan semua pihak, mulai dari tim event organizer, klien, vendor, venue, hingga talent, membahas semua teknis pelaksanaan acara secara detail.
Technical meeting biasanya dilakukan pada H-7 sampai H-1 acara, semua tergantung skala acaranya. Mungkin banyak orang yang menganggap technical meeting hanya pertemuan formalitas. Pada realitanya, technical meeting bisa menjadi penentu sukses atau tidaknya acara di hari H.
Tujuan Technical Meeting
Pada sesi pertemuan ini ada beberapa tujuan penting, diantaranya:
1. Menyatukan Visi Semua Pihak
Event bukanlah sebuah pekerjaan yang bisa dikerjakan oleh satu orang saja. Ada banyak pihak yang terlibat, mulai dari lighting, sound system, catering, dokumentasi, hingga protokol tamu. Masing-masing punya persepsi dan ekspektasi yang mungkin berbeda. Di sinilah peran technical meeting untuk menyatukan visi semua pihak.
Sebagai contoh, tim dekorasi perlu mengetahui titik mana saja yang tidak boleh disentuh karena menyangkut sistem kelistrikan dari venue. Atau, tim dokumentasi bisa mengatur angle kamera dan jalur gerak agar tidak bentrok dengan flow talent di atas panggung. Semua ini harus dibicarakan secara terbuka agar tidak ada miskomunikasi pada hari pelaksanaan acara.
2. Meninjau Kesiapan dan Detail Teknis
Dalam technical meeting, semua detail teknis akan dibahas secara mendalam. Mulai dari layout ruangan, susunan meja, posisi banner, titik power source, hingga penempatan kamera dan jalur keluar masuk tamu. Bahkan hal sekecil siapa yang pegang mic cadangan pun harus jelas.
Hal ini penting untuk menghindari chaos saat acara berlangsung. Jangan sampai kabel melintang di jalur tamu, atau lighting menghalangi layar presentasi. Dengan mengecek secara menyeluruh, maka potensi masalah bisa diantisipasi lebih awal.
3. Simulasi Jalannya Acara
Apakah kamu pernah melihat event yang awalnya berjalan lancar tapi tiba-tiba kacau karena MC bingung dengan rundown acara? Hal ini sering terjadi karena tidak ada simulasi saat technical meeting.
Dalam sesi ini, semua pihak mencoba menjalankan flow acara sesuai rundown. Tim dokumentasi tahu kapan harus mengambil gambar, MC tahu kapan harus memanggil bintang tamu, dan lain-lain. Pada intinya, simulasi akan membuat semua orang bisa bekerja dalam ritme yang sama.
4. Menentukan Rencana Cadangan
Technical meeting menjadi momen penting untuk membicarakan skenario darurat jika hal-hal yang tidak diinginkan bisa terjadi.
Sebagai contoh, menentukan apakah perlu membawa genset tambahan, bagaimana cara mengevakuasi tamu jika terjadi kondisi darurat, siapa yang bertanggung jawab di setiap kemungkinan skenario, dan lain-lain. Lebih baik repot di awal daripada panik pada saat hari pelaksanaan acara.
5. Penegasan Tanggung Jawab
Seringkali masalah muncul karena tugas dan tanggung jawab tidak dibagi secara jelas. Dalam technical meeting, kamu bisa menegaskan siapa PIC untuk setiap bagian. Mulai dari keamanan, panggung, konsumsi, dan dokumentasi.
Dengan begitu, jika terjadi masalah semua pihak mengetahui siapa yang harus dihubungi. Komunikasi akan menjadi lebih lancar dan tidak ada saling lempar tanggung jawab.
6. Menyesuaikan Permintaan Khusus dari Klien
Dalam sebuah event, terkadang klien punya request spesial. Misalnya, lagu tertentu harus dimainkan saat opening, atau ada sesi kejutan yang tidak boleh bocor ke publik. Semua ini dijelaskan dengan detail agar tim bisa mempersiapkan dengan tepat tanpa ada gangguan.
Technical meeting bisa menjadi ajang diskusi untuk memastikan ekspektasi klien bisa diwujudkan secara teknis. Ini juga menjadi bentuk profesionalisme dan upaya menjaga kepercayaan klien.
7. Membangun Chemistry
Bisa jadi, sesi technical meeting menjadi ajang untuk membangun chemistry antar tim. Saat semua pihak duduk bersama, berdiskusi, bercanda, dan saling support, suasana kerja akan menjadi lebih solid. Hal ini penting terutama pada event besar yang membutuhkan kerja sama tinggi.
Dengan chemistry yang kuat, komunikasi saat hari H jadi lebih lancar. Tim akan lebih sigap membantu jika ada yang kesulitan, dan klien pun akan merasa lebih tenang.
Dalam dunia event yang penuh dengan tekanan, technical meeting menjadi semacam “glue” untuk merekatkan semua bagian agar bisa berjalan mulus. Jangan pernah anggap remeh sesi ini karena bisa menjadi momen penentu kesuksesan event.
Jika kamu berencana membuat event dalam waktu dekat ini dan membutuhkan bantuan profesional, Goodworks siap membantu untuk mewujudkan event tersebut. Mulai dari tahapan perencanaan hingga eksekusi acara, Goodworks akan membantu mengurus dengan teliti dan penuh dedikasi.
Yuk, konsultasikan rencana event-mu ke Goodworks, dan biarkan kami membantu menciptakan event impianmu!
