Dalam dunia event marketing, sponsorship sudah menjadi salah satu motor penggerak utama terselenggaranya sebuah acara. Bagi brand, sponsorship adalah cara cepat untuk meningkatkan brand awareness, membangun kedekatan dengan audiens, hingga menunjukkan presence di momen penting.
Sementara bagi penyelenggara event, sponsorship membantu memperkuat produksi, memperluas jangkauan, dan memberikan nilai tambah bagi para peserta.
Namun, sponsorship bukan sekedar menukar dana dengan logo di backdrop. Pada praktiknya, sponsorship adalah hubungan dua arah yang membutuhkan strategi, kecocokan tujuan, dan komunikasi yang jelas.
Di sinilah negosiasi sponsorship memegang peranan penting. Negosiasi menjadi proses untuk memastikan bahwa benefit yang diberikan benar-benar relevan bagi brand, sekaligus memastikan event mendapatkan dukungan yang mendukung keberlanjutan acaranya.
Ketika negosiasi dilakukan dengan asal-asalan, hasilnya bisa merugikan salah satu pihak. Brand akan merasa kurang mendapat exposure, atau event merasa benefit yang diminta terlalu berat. Tetapi ketika negosiasi dilakukan dengan cerdas dan saling memahami kebutuhan? itulah saat muncul kolaborasi jangka panjang yang saling menguntungkan.
1. Mulai dari Pemahaman yang Sama: Apa yang Dicari Kedua Pihak?
Negosiasi sponsor yang baik selalu diawali dengan kejelasan tujuan. Brand biasanya ingin meningkatkan brand awareness, memperluas pasar, menguatkan posisi brand, atau memperkenalkan produk tertentu. Di sisi lain, penyelenggara event membutuhkan dukungan yang dapat membantu menciptakan pengalaman terbaik bagi peserta.
Penjelasannya perlu dilakukan secara naratif, bukan langsung masuk ke teknis. Pertemuan awal biasanya fokus pada keselarasan visi dan memahami konteks masing-masing pihak. Pada tahapan ini, penting untuk membahas beberapa hal seperti:
- Objektif brand dan alasan mereka ingin terlibat dalam event
- Karakteristik audiens event dan relevansinya dengan target brand
- Bagaimana event dapat memberikan nilai lebih melalui aktivasi
Dengan memahami tujuan dan kekuatan masing-masing, proses negosiasi akan berjalan lebih hangat dan tidak terkesan kompetitif.
2. Fokus pada Value, Bukan Benefit
Salah satu kesalahan paling umum dalam negosiasi sponsorship adalah membahas benefit secara dangkal, yang penting ada logo, booth, dan mention. Padahal brand tidak membeli ruang, mereka membeli nilai yang bisa mendorong strategi marketing mereka.
Pada tahap ini, baik brand maupun event harus bisa menjelaskan value masing-masing. Penyelenggara event harus bisa menjelaskan bahwa event bukan sekedar menawarkan logo di backdrop, tetapi menjelaskan berapa estimasi impresinya, siapa audiensnya, dan bagaimana hal itu mendukung campaign brand.
Jika brand ingin aktivasi khusus, penyelenggara dapat menilai bagaimana bentuk aktivasi ini bisa memperkuat keseluruhan konsep acara, bukan hanya memenuhi keinginan sponsor.
Narasi harus mengedepankan dampak, bukan checklist. Dengan begitu, negosiasi menjadi lebih mudah menemukan titik temu.
3. Fleksibilitas: Ruang Berkreasi dalam Koridor yang Jelas
Kesepakatan sponsorship jarang terjadi dalam paket baku. Di sinilah fleksibilitas menjadi kunci. Fleksibilitas bukan berarti menurunkan standar, tetapi membuka ruang kreativitas demi menemukan solusi terbaik untuk kedua pihak.
Contohnya, jika budget brand terbatas tetapi ingin eksposur yang lebih besar, penyelenggara dapat menawarkan benefit digital, seperti:
- Posting highlight di kanal sosial media event
- Video placement
- Aktivasi user-generated content
Sebaliknya, jika brand memiliki aktivasi yang menarik tetapi membutuhkan ruang khusus, penyelenggara bisa menyesuaikan tanpa mengganggu flow acara. Intinya, fleksibilitas adalah seni kompromi yang tetap memegang teguh tujuan utama.
4. Menguasai Data
Data selalu menjadi poin yang memperkuat posisi tawar menawar, baik bagi brand maupun event. Tanpa adanya data, negosiasi akan berisikan asumsi dan spekulasi.
Penyelenggara event perlu menyiapkan data historis dan prediktif, seperti jumlah audiens tahun sebelumnya, data demografi, engagement digital, potensi media coverage, dan lain-lain.
Sementara brand juga sebaiknya datang dengan data campaign sebelumnya, seperti aktivasi mana yang paling efektif, jenis audiens yang paling responsif, hingga angka konversi dari event sebelumnya.
Ketika kedua pihak menggunakan data, diskusi menjadi objektif dan transparan. Keputusan pun akan lebih mudah diambil tanpa debat panjang.
5. Membangun Relasi Jangka Panjang
Negosiasi sponsorship akan selalu lebih mudah ketika ada hubungan baik di antara brand dan penyelenggara. Relasi dapat dibandung melalui komunikasi yang terbuka, profesionalisme, dan sikap saling menghargai.
Dalam praktiknya, hubungan ini bisa dibangun dari hal-hal sederhana:
- Mengirim laporan hasil event secara lengkap
- Memberikan apresiasi setelah acara selesai
- Menjalin komunikasi di luar event
Ketika relasi kuat, negosiasi di event berikutnya bisa berjalan jauh lebih cepat dan lebih menguntungkan bagi kedua pihak.
6. Berani Menolak Demi Kejelasan Tujuan
Dalam negosiasi sponsor, ada kalanya permintaan tertentu tidak sesuai dengan visi acara atau strategi brand. Menolak bukanlah kegagalan. Justru menolak dengan alasan yang tepat menunjukkan sikap profesionalitas dan kejelasan arah.
Ketegasan ini mencegah salah satu pihak merasa “dipaksa” menerima kondisi yang tidak ideal, dan justru membuka kesempatan negosiasi yang lebih sehat.
Kesimpulan
Negosiasi sponsorship bukanlah pertarungan, tetapi proses kolaborasi strategis untuk menciptakan partnership yang menguntungkan kedua belah pihak. Ketika brand dan penyelenggara sama-sama memahami tujuan, menghargai value, menggunakan data, dan menjaga relasi, hasilnya tidak hanya sponsorship yang efektif, tetapi hubungan jangka panjang yang berdampak besar pada pertumbuhan brand dan kesuksesan event.
Jika Anda ingin mengelola sponsorship acara profesional dan mendapatkan pendekatan negosiasi yang strategis, Goodworks siap menjadi event management company yang tepat untuk membantu Anda merancang dan menjalankan acara perusahaan secara optimal. Yuk, segera konsultasikan event impianmu kepada Goodworks!
