Setiap perusahaan pasti ingin menampilkan citra terbaiknya di hadapan karyawan, klien, maupun publik. Salah satu cara untuk melakukannya yaitu dengan mengadakan event, baik itu event launching produk baru, corporate gathering, atau perayaan tahunan.
Akan tetapi, dibalik event yang berjalan dengan lancar dan sukses, ada peran besar sebuah event organizer (EO) yang bekerja keras dalam merancang setiap detail acara.
Untuk menemukan EO yang tepat tidak semudah mencari penyedia jasa biasa. Banyak perusahaan yang akhirnya kecewa karena acara tidak sesuai dengan ekspektasi, konsep yang dijanjikan tidak bisa terwujud, atau komunikasi antar pihak tidak berjalan dengan baik.
Oleh karena itu, sebelum memutuskan untuk bekerja sama dengan event organizer tertentu, penting untuk memahami bagaimana cara memilih partner yang benar-benar bisa diandalkan. Mari kita simak informasi selengkapnya di bawah ini!
1. Pahami Tujuan Acara
Sebelum kita berbicara jauh mengenai tujuan acara, saatnya mulai menyeleksi event organizer potensial. Pada tahapan ini, portofolio dan reputasi event organizer adalah dua hal yang tidak bisa diabaikan.
Portofolio akan menunjukkan seberapa luas pengalaman EO dalam menangani acara serupa, sedangkan reputasi akan memberi gambaran tentang cara kerja dan tingkat profesionalisme mereka.
Coba lihat proyek-proyek yang pernah mereka tangani. Apakah EO tersebut terbiasa membuat acara besar? Atau justru lebih berfokus pada acara perusahaan? Apakah hasilnya terlihat rapi, kreatif, dan memiliki kesan tersendiri?
Kamu juga bisa membaca ulasan atau meminta referensi langsung dari klien sebelumnya. Dari situ akan terlihat apakah EO tersebut bisa diandalkan atau tidak.
2. Nilai Komunikasi dan Profesionalisme
Sebagus apapun konsep yang dimiliki EO, tanpa adanya komunikasi yang baik, semuanya bisa berantakan. EO yang profesional akan mendengarkan kebutuhan kamu dengan baik, memberi masukan berdasarkan pengalaman, dan menjelaskan setiap detail secara terbuka, mulai dari biaya, jadwal, hingga risiko yang mungkin terjadi.
Perhatikan bagaimana mereka merespons di awal pertemuan. EO yang responsif dan komunikatif biasanya juga tanggap saat menghadapi perubahan mendadak di lapangan.
Sebaliknya, jika di tahap awal saja mereka sudah sulit dihubungi atau tidak bisa menjawab pertanyaan dengan jelas, bisa jadi menandakan bahwa EO tidak memiliki profesionalisme yang baik.
3. Detail Proposal dan Rencana Kerja
Satu hal yang membedakan EO berpengalaman dengan EO biasa adalah proposal acara yang matang dan realistis.
Proposal bukan hanya berisikan tentang ide besar, tapi juga menunjukkan kemampuan manajemen dan perencanaan mereka dalam menangani acara.
Sebuah proposal yang baik umumnya berisikan tentang:
- Konsep acara yang sesuai dengan tujuan perusahaan, lengkap dengan alur kegiatan dan narasi utama.
- Timeline kerja yang detail, mulai dari persiapan, pelaksanaan, hingga evaluasi.
- Rencana anggaran yang transparan, tanpa biaya tersembunyi.
- Solusi cadangan (contingency plan) jika terjadi kendala, seperti cuaca buruk atau kendala teknis.
Proposal yang lengkap seperti ini akan membantu kamu dalam menilai sejauh mana event organizer memahami kebutuhan acara perusahaan dan mampu mengeksekusi acara secara profesional.
4. Sesuaikan dengan Budget
Siapa pun tentu ingin efisiensi dalam anggaran, tetapi untuk urusan event perusahaan, murah tidak selalu berarti hemat. Banyak event organizer yang menawarkan harga murah, namun dengan konsekuensi kualitas produksi seadanya, vendor tidak profesional, atau pelayanan yang minim.
Lebih baik memilih event organizer yang bisa memaksimalkan hasil dari budget yang tersedia, bukan sekadar menawarkan harga termurah. Event organizer yang transparan akan menjelaskan setiap komponen biaya dan menjamin hasil sesuai nilai yang kamu bayarkan.
5. Pilih EO yang Punya Value dan Visi Serupa
Selain kemampuan teknis, ada satu hal yang sering luput dari perhatian, yakni kesesuaian karakter antara event organizer dan perusahaan.
Sebuah brand dengan citra profesional tentu memerlukan event organizer yang bisa mengeksekusi acara dengan tone serupa. Sebaliknya, untuk perusahaan dengan budaya kerja kreatif dan dinamis, event organizer yang berani bereksperimen dengan konsep interaktif akan lebih cocok.
Ketika visi dan nilai ini selaras, acara akan terasa lebih natural dan mencerminkan identitas perusahaan dengan sempurna.
6. Evaluasi Pasca Acara
Kerja event organizer tidak berhenti ketika acara selesai. Justru di sinilah kamu bisa menilai tingkat profesionalisme mereka. EO yang berpengalaman akan menyediakan laporan evaluasi lengkap berisikan data kehadiran peserta, tingkat engagement, dokumentasi, hingga rekomendasi untuk acara berikutnya.
Dari laporan ini, kamu bisa melihat apakah tujuan awal acara tercapai dan apa yang bisa diperbaiki di masa mendatang. Hal ini juga membantu membangun kerja sama jangka panjang antar perusahaan dan event organizer, karena keduanya tumbuh bersama melalui hasil yang terukur.
Wujudkan Event Perusahaan yang Sempurna bersama Partner yang Tepat
Merancang acara perusahaan bukan sekedar tentang mencari vendor, tapi menemukan partner strategis yang bisa menerjemahkan visi dan nilai perusahaan ke dalam sebuah pengalaman nyata.
Event organizer yang baik tidak hanya menyiapkan dekorasi dan rundown, tapi memahami esensi dari acara itu sendiri, apa yang ingin dicapai, siapa audiensnya, dan bagaimana membuat semua elemen terasa menyatu.
Jadi, jika ingin memastikan acara perusahaan berjalan dengan lancar, berkesan dan bebas stress, percayakan kepada tim profesional seperti Goodworks.
Dengan pengalaman menangani berbagai event besar dan event korporat, Goodworks akan selalu siap membantu untuk merancang acara yang tidak hanya rapi secara teknis, tetapi juga bisa menyentuh sisi emosional para peserta. Karena di tangan yang tepat, acara perusahaan bisa menjadi momen yang benar-benar tak terlupakan.
Percayakan acara perusahaan kepada Goodworks! Karena bagi kami, kesuksesan event adalah tujuan utama yang selalu kami jaga.
