Mungkin kamu sudah menyusun rundown dengan rapi, memasang dekorasi hingga terlihat cantik, bahkan sudah bekerja sama dengan MC profesional dan vendor-vendor terbaik. Namun di dalam dunia event, satu hal yang harus selalu diingat dan jangan pernah terlewatkan adalah rencana cadangan. Karena pada akhirnya, bencana bisa datang kapan saja dan dimana saja.
Entah itu akan terjadi hujan deras yang mengguyur venue outdoor, listrik yang padam, atau makanan katering yang datang terlambat, semua bisa jadi mimpi buruk jika tidak ditangani dengan sigap.
Itulah mengapa manajemen krisis bukan hanya urusan tim darurat, tapi tanggung jawab dari setiap orang yang terlibat dalam perencanaan event.
Nah, jika kamu sedang merancang menggelar event, artikel ini bisa menjadi bekal berharga agar kamu bisa mengantisipasi bencana sebelum terjadi. Yuk, simak satu per satu langkah penting dalam crisis management untuk event.
1. Kenali Risiko Sejak Awal
Langkah penting pertama yang dalam manajemen krisis adalah mengenali risiko sejak masa perencanaan. Setiap jenis event memiliki potensi krisis yang berbeda-beda.
Sebagai contoh, event outdoor berisiko hujan, angin kencang, atau suhu ekstrem. Sementara event indoor bisa saja mengalami listrik padam, AC rusak, atau gangguan teknis pada peralatan.
Kamu bisa mulai dengan membuat daftar potensi risiko, dari yang paling mungkin hingga yang paling tidak terduga. Setelah itu, diskusikan dengan tim bagaimana cara menghadapi masing-masing risiko jika benar-benar terjadi.
Dengan mengenali semua potensi masalah sedini mungkin, kamu bisa menyusun strategi mitigasi yang lebih matang.
2. Buat Rencana Cadangan yang Realistis
Setelah risiko diketahui, langkah selanjutnya yaitu menyusun rencana cadangan yang bukan sekedar formalitas, tetapi benar-benar dijalankan.
Rencana ini mencakup solusi nyata jika skenario terburuk terjadi. Misalnya, siapkan tenda cadangan untuk event outdoor, gunakan genset sebagai backup listrik, atau susun ulang rundown acara jika ada segmen yang terpaksa dibatalkan.
Pastikan semua tim memahami peran dan tugasnya saat rencana cadangan diaktifkan. Jika perlu, adakan simulasi agar seluruh tim mengetahui apa yang harus dilakukan jika situasi darurat benar-benar terjadi. Simulasi ini juga bisa melatih kecepatan pengambilan keputusan saat krisis.
3. Bangun Komunikasi Efektif
Komunikasi menjadi kunci saat krisis terjadi. Tanpa komunikasi yang baik, masalah kecil pun bisa berkembang menjadi masalah yang besar. Pastikan tim memiliki jalur komunikasi yang jelsa, baik itu melalui grup chat, walkie-talkie, atau platform komunikasi lainnya.
Tunjuk satu orang sebagai koordinator utama yang bisa mengambil keputusan cepat dan memberikan arahan kepada tim. Selain itu, sediakan juga sistem komunikasi dengan tamu, agar jika terjadi perubahan mendadak, informasi bisa disampaikan dengan jelas dan tidak menimbulkan kepanikan.
4. Pilih Vendor yang Bisa Diandalkan
Vendor adalah aset penting dalam manajemen krisis. Vendor berpengalaman biasanya sudah memiliki SOP khusus untuk menghadapi situasi darurat.
Mereka sudah mengetahui bagaimana menyelamatkan peralatan saat hujan, menyiapkan makanan pengganti jika katering bermasalah, atau segera menangani sound system jika bermasalah.
Sebelum bekerja sama, pastikan kamu bertanya tentang pengalaman mereka dalam menghadapi situasi sulit. Pilih vendor yang terbuka untuk diskusi dan punya fleksibilitas tinggi. Mereka akan jadi garda terdepan saat hal-hal tak terduga datang.
5. Sediakan Tim Penanganan Khusus
Tidak semua anggota tim harus terlibat dalam penanganan krisis, karena itu bisa menyebabkan kebingungan. Sebaiknya bentuk tim khusus yang memang fokus menangani masalah jika muncul.
Tim ini bisa berdiri dari PIC utama yang mengkoordinasikan semua keputusan, teknisis untuk urusan listrik dan alat, serta perwakilan komunikasi untuk menyampaikan informasi ke tamu atau MC.
Tim ini harus mudah dikenali, misalnya dengan seragam khusus atau name tag, agar anggota tim lain mengetahui ke siapa harus melapor jika terjadi insiden.
6. Evaluasi
Setelah event selesai, luangkan waktu untuk mengevaluasi semuanya bersama tim. Bahas secara terbuka apa yang berjalan baik dan apa yang perlu diperbaiki. Jangan hanya fokus pada apa yang gagal, tapi cari tahu kenapa hal itu terjadi dan bagaimana solusinya di masa depan.
Evaluasi ini juga bisa melibatkan vendor agar bisa mengetahui sisi lain dari penyelenggaraan event. Dengan begitu, kamu dan seluruh tim akan semakin siap menghadapi event-event berikutnya.
Nah, itulah manajemen krisis dalam event yang perlu diketahui. Krisis dalam event bukan sesuatu yang sepenuhnya bisa dihindari, tetapi kamu bisa mempersiapkan diri agar tetap tenang saat menghadapinya.
Jika kamu ingin menyelenggarakan event tanpa panik, tanpa drama, dan dengan sistem manajemen yang solid, Goodworks bisa membantu menangani berbagai event. Goodworks memiliki tim profesional yang sudah berpengalaman dalam menangani berbagai event, baik skala internasional maupun skala kecil.
Dengan Goodworks, kamu bisa mewujudkan event impianmu. Yuk, kolaborasi dengan Goodworks untuk menciptakan event yang sukses tanpa drama!
