Merencanakan sebuah event rasanya seperti sedang menyusun puzzle dengan ratusan keping, apalagi kalau lokasinya di Jakarta. Beberapa hal yang menjadi pertimbangan seperti kemacetan, keterbatasan venue, dan ketidakpastian terkait fasilitas seringkali membuat proses booking venue menjadi hal yang paling menguras energi. Tapi satu hal yang pasti, venue merupakan pondasi utama dari sebuah event yang sukses.
Apakah saat ini kamu sedang merencanakan acara conference, gathering, trade show, exhibition, atau event-event lainnya? Lokasi venut bisa menjadi penentu dari kenyamanan tamu, kelancaran acara, dan tentu saja citra brand perusahaan.
Kini, kabar baiknya kamu tidak harus melakukannya sendirian. Goodworks, sebagai event management professional akan membantumu mengelola acara dimulai dari merancang konsep, tema, hingga memilih venue yang tepat untuk kebutuhan event.
Berikut panduan lengkap untuk booking venue di Jakarta dan sekitarnya agar acara yang akan digelar berjalan mulus dan memorable. Yuk, simak informasi selengkapnya di bawah ini!
Riset Lokasi
Jangan terlalu buru-buru untuk booking ballroom mewah atau rooftop di tengah kota, pahami dulu kebutuhan acaramu. Apakah acara yang digelar merupakan event internal perusahaan? Acara formal untuk mitra bisnis? Atau justru fun gathering yang santai dan penuh aktivitas? Lokasi yang tepat akan menunjang suasana yang ingin kamu bangun.
Venue di Jakarta sangat beragam, mulai dari gedung konvensi besar seperti JCC, hotel bintang lima di Sudirman, sampai ruang kreatif di Kemang. Tapi ingat, venue yang terlihat menarik di foto belum tentu cocok untuk flow acaramu.
Goodworks dapat membantu menyesuaikan venue berdasarkan tema acara, jumlah peserta, dan aktivitas yang direncanakan.
Akses dan Transportasi
Kemacetan di Jakarta bukan hal yang bisa dihindari, tapi bisa disiasati. Venue yang berada di lokasi strategis, dekat dengan akses tol atau stasiun MRT bisa mengurangi stress para peserta dan dapat meningkatkan kehadiran.
Selain lokasi, perhatikan juga kapasitas parkir dan kemudahan transportasi publik. Venue bagus tapi sulit diakses hanya akan menyusahkan semua pihak.
Dalam hal ini, Goodworks telah berkolaborasi dengan partnernya, termasuk The Kasablanka Hall untuk menggelar event skala besar maupun kecil dengan lokasi yang strategis, berada di Mall Kota Kasablanka, Jakarta Selatan.
Fasilitas dan Dukungan Teknis
Pastikan venue mendukung kebutuhanmu selama acara berlangsung, seperti sound system, lighting, meja dan kursi, wifi, dan lain-lain. Beberapa venue memang menyediakan fasilitas ini, tapi banyak juga yang tidak menyediakan sehingga kamu harus membawa vendor dari luar.
Untungnya, Goodworks mempunyai partner yang terpercaya untuk memenuhi kebutuhan tersebut, seperti Soundworks untuk kebutuhan sound system, dan Lightworks untuk kebutuhan lighting.
Dengan begitu, kamu bisa lebih tenang karena semua detail teknis sudah dihandle oleh tim yang memahami persis bagaimana mengelola event secara profesional.
Cek Ketersediaan dan Waktu Booking Ideal
Banyak orang tidak menyadari bahwa beberapa venue populer harus dibooking 3-6 bulan sebelumnya, terutama untuk acara di akhir tahun atau high season. Last minute booking bisa menjadi mimpi buruk, apalagi kalau kamu punya tanggal acara yang sudah fix.
Tim Goodworks bisa membantumu untuk mengecek ketersediaan venue secara cepat dan langsung merekomendasikan alternatif venue jika venue utama tidak tersedia. Ini bisa menghemat waktu dan meminimalisir kesalahan saat masa perencanaan.
Lakukan Kunjungan Lokasi (Site Visit)
Kamu tidak akan mengetahui kondisi venue yang sebenarnya jika hanya melihat dari katalog online. Selalu sempatkan waktu untuk melakukan site visit sebelum deal. Saat kunjungan, cek juga flow keluar-masuk tamu, aksesibilitas toilet, ruang panitia, serta hal-hal kecil seperti ventilasi dan pencahayaan alami.
Jika kamu tidak sempat melakukan kunjungan, tim Goodworks bisa mewakili melakukan site inspection lengkap dengan dokumentasi dan evaluasi teknis. Ini akan sangat membantu, terutama bagi perusahaan yang sibuk dan tidak memiliki tim event internal.
Pahami Biaya Tambahan
Beberapa venue menawarkan harga sewa yang terlihat murah, tapi ada banyak biaya tersembunyi yang baru muncul belakangan, seperti overtime charge, biaya keamanan tambahan, atau sewa sound system.
Dengan menggunakan jasa Goodworks, kamu akan mendapatkan estimasi biaya yang lengkap, transparan, dan jujur sejak awal. Goodworks telah terbiasa mengurus negosiasi dengan pihak venue agar tidak ada biaya tak terduga yang muncul di akhir.
Gunakan Event Management Professional
Booking venue hanyalah awal dari serangkaian pekerjaan yang kompleks dalam mengelola event. Jika ingin semuanya berjalan lancar, serahkan seluruh perencanaan hingga eksekusi kepada profesional seperti Goodworks. Tim profesional Goodworks akan mengatur segalanya, termasuk pemilihan venue, logistik, rundown acara, dan koordinasi antar vendor.
Dengan bantuan Goodworks, kamu bisa fokus pada hal-hal strategis, sementara seluruh teknis acara ditangani oleh tim berpengalaman. Praktis, efisien, dan lebih menghemat waktu.
Booking Venue Tanpa Ribet dengan Goodworks
Mencari dan booking venue di Jakarta memang butuh strategi, perhitungan, dan koneksi yang solid. Tapi kamu tidak perlu stress menghadapi semua sendirian. Goodworks akan menjadi partner profesional untuk setiap jenis acara, baik acara formal, casual, indoor, outdoor, dengan jumlah peserta kecil maupun besar.
Sudah saatnya kamu fokus pada konten acara dan pengalaman peserta. Yuk, konsultasikan kebutuhan acara sekarang juga dengan Goodworks. Hubungi tim profesional Goodworks melalui nomor 08118606604 atau kunjungi situs resminya goodworks.co.id untuk informasi lebih lengkap.
