Di dalam dunia yang serba digital seperti saat ini, komunitas punya kekuatan besar untuk menyatukan orang-orang dengan minat, nilai, atau tujuan yang sama. Tidak sekedar saling follow di sosial media, mereka juga membangun kedekatan yang nyata. Umumnya, anggota komunitas ini akan bertemu di sebuah event untuk membangun rasa kebersamaan yang lebih dalam.
Mau itu komunitas kreator, pegiat lingkungan, pengusaha muda, sampai pecinta kopi, event bisa menjadi momen yang pas untuk saling mengenal lebih dekat, berbagi energi positif, hingga menciptakan kolaborasi.
Tapi pertanyaannya, “bagaimana sih cara membuat event komunitas yang bukan cuma rame, tapi juga berkesan dan bikin peserta merasa gue banget?” Yuk, kita bahas dalam artikel ini!
1. Tentukan Tujuan Event
Sebelum memikirkan tentang rundown atau dekorasi event, kamu bisa menentukan terlebih dahulu tujuan dari event tersebut. Hal ini bukan sekedar formalitas, tapi menjadi fondasi untuk semua keputusan selanjutnya. Misalnya:
- Apakah event ini untuk memperkenalkan komunitas ke publik?
- Apakah event tersebut untuk mempererat hubungan internal?
- Atau apakah event ini untuk launching project kolaborasi terbaru?
Dengan mengetahui tujuan utama event, kamu akan lebih mudah menyusun konsep, tema, dan kegiatan yang tepat sasaran.
Sebagai contoh, untuk tujuan networking, maka perlu ada sesi interaktif. Jika tujuannya edukatif, tentu kamu bisa siapkan workshop atau talkshow. Tujuan ini akan membantu menyaring ide-ide dan membuat event dengan arah yang jelas.
2. Membuat Konsep dengan DNA Komunitas
Setiap komunitas memiliki identitas, gaya, dan vibes-nya sendiri. Dalam membuat event, jangan menciptakan event yang asal keren tetapi terasa asing untuk para anggota atau member. Justru, angkat karakter dari komunitas itu ke dalam acara, mulai dari visual, tone komunikasi, sampai jenis aktivitas.
Misalnya komunitas fotografi, kamu bisa bikin event dengan banyak spot foto tematik, atau lomba foto hunting. Jika komunitasnya pecinta buku, ciptakan suasana yang cozy seperti reading lounge atau book cafe.
3. Pilih Lokasi yang Nyaman
Venue itu menjadi faktor yang sangat penting di dalam event. Untuk itu, kamu bisa memilih lokasi yang:
- Aksesnya mudah dijangkau oleh mayoritas anggota
- Bisa mengakomodasi jumlah peserta dengan nyaman
- Punya fasilitas yang mendukung kegiatan
Kalau komunitasnya aktif di dunia digital, bisa memilih venue yang Instagramable untuk membuat dokumentasi menjadi lebih menarik. Tapi jika komunitasnya lebih serius dan formal, bisa memilih tempat yang representatif dan elegan seperti hotel dan coworking space.
4. Buat Rangkaian Acara yang Variatif
Event komunitas yang seru adalah event yang punya alur jelas dan tidak monoton. Untuk itu, hindari rundown acara yang kaku. Kamu bisa mencoba memadukan berbagai format kegiatan seperti:
- Ice breaking untuk mencairkan suasana
- Diskusi panel atau sesi sharing
- Game atau challenge kelompok
- Makan bersama
- Live music atau open mic
Pada intinya, rangkaian acara dirancang untuk memperkuat interaksi antar peserta. Rundown acara akan lebih baik lagi jika diberi waktu untuk mengobrol santai, agar bonding antar anggota komunitas makin terasa.
5. Libatkan Member Komunitas Sebagai Tim Panitia
Salah satu cara paling jitu untuk membangun rasa kepemilikan adalah melibatkan member dalam proses persiapan event. Kamu bisa bentuk tim kecil untuk urusan logistik, publikasi, dokumentasi, atau konsumsi.
Selain membuat beban kerja lebih ringan, hal ini juga membantu meningkatkan rasa solidaritas di dalam komunitas. Mereka yang terlibat biasanya akan lebih bersemangat menyukseskan event, bahkan bisa muncul calon-calon leader baru untuk kegiatan selanjutnya.
6. Bangun Komunikasi yang Aktif dna Personal
Komunikasi menjadi kunci, apalagi di dalam sebuah komunitas. Pastikan semua informasi tentang event tersebar dengan jelas, mulai dari tanggal, lokasi, dresscode, sampai rundown.
Komunikasi yang baik sebelum acara akan meningkatkan antusiasme dan bikin peserta lebih ingin datang dengan ekspektasi positif.
7. Dokumentasikan dengan Profesional
Jika ingin komunitasmu tumbuh dan makin dikenal, dokumentasi menjadi investasi paling penting. Rekam event mu dengan foto dan video yang berkualitas. Kamu bisa menggunakan jasa fotografer profesional atau mengajak member komunitas yang jago motret.
Dokumentasi ini bukan cuma buat arsip, tapi juga bisa jadi bahan promosi untuk kegiatan berikutnya. Kamu bisa posting di sosial media, membuat highlight reels, atau bahkan mengemasnya menjadi video komunitas yang bisa diputar di akhir acara.
8. Butuh Bantuan Profesional? Serahkan ke Goodworks!
Terkadang kita memiliki ide yang besar dan semangat yang tinggi, tapi tidak punya waktu dan tim yang cukup untuk mewujudkan event impian. Untuk itu, serahkan semua ide kamu ke event management profesional seperti Goodworks.
Goodworks memiliki pengalaman yang panjang dalam mengelola event komunitas dari berbagai skala. Timnya solid, kreatif, dan paham dalam menyulap ide event menjadi kenyataan. Ingin event outdoor, indoor, intimate, atau mengundang ribuan orang? Semua bisa diatur dengan rapi dan penuh kesan.
Jadi jika ingin membuat event komunitas yang terorganisir, Goodworks akan membantu kamu dimulai dari awal hingga akhir. Segera wujudkan event impianmu bersama kami!
