Meskipun sudah memasuki pertengahan tahun, tapi hujan masih melanda sebagian besar wilayah Indonesia. Banyak yang ingin membuat event outdoor, tapi masih trauma gara-gara cuaca yang nggak bisa diajak kompromi. Oleh karena itu, kamu harus putar otak biar acara bisa tetap berjalan walaupun langit mendung dan rintik mulai turun.
Memang hujan bisa menjadi kendala sebuah event outdoor. Tapi jangan salah, hujan bukan akhir dari segalanya. Asalkan kamu punya master plan yang ciamik, event bisa tetap menjadi momen seru yang bikin semua peserta terkesan.
Yuk, kita kupas tuntas bagaimana menyulap acara outdoor agar tetap bisa berjalan sukses, meskipun langit sedang tidak bersahabat. Simak informasi selengkapnya di bawah ini!
1. Wajib Memiliki Plan A dan B
Mengandalkan cuaca cerah untuk mengadakan event outdoor tanpa adanya rencana cadangan sama saja seperti main tebak-tebakan. Oleh karena itu, kamu wajib memiliki plan A dan plan B. Siapkan dua skenario seperti rencana utama (event outdoor) dan rencana cadangan (event semi outdoor dan indoor). Dengan begitu, kamu sudah punya lokasi alternatif yang bisa digunakan jika hujan turun secara tiba-tiba.
Selain itu, wajib memilih venue yang memiliki penutup atau semi indoor. Saat ini banyak venue outdoor yang menyediakan space indoor juga, atau area beratap seperti hall terbuka, gazebo, atau dome. Pastikan sebelumnya sudah survei lokasi dan mengetahui detail-detail yang ada di dalam venue acara.
2. Pantau Cuaca Sebelum dan Saat Hari-H
Memang cuaca akhir-akhir ini tidak bisa diduga akan turun hujan atau cerah. Tapi dalam mengadakan event, kamu wajib memantau cuaca sebelum dan pada saat hari-H acara. Ada beberapa aplikasi atau tools yang bisa digunakan, seperti AccuWeather, Weather.com, atau aplikasi BMKG untuk mendapatkan prediksi cuaca yang lebih akurat. Kamu bisa mengecek secara berkala mulai H-7 sampai hari-H acara untuk mengetahui kemungkinan hujan, arah angin, dan suhu udara.
3. Pilih Dekorasi dan Properti Anti Air
Jika mengadakan event outdoor, sebaiknya menggunakan dekorasi event menggunakan bahan tahan air seperti PVC, acrylic, dan plastik berkualitas tinggi. Jangan terlalu banyak menggunakan bahan kain atau kertas yang bisa rusak jika terkena air.
Jika terdapat backdrop atau photobooth, pastikan kokoh dan aman meskipun terkena angin atau hujan. Alangkah lebih baik lagi jika memilih konsep modular yang mudah dipindahkan atau dibongkar pasang, sehingga jika terjadi hujan bisa dipindahkan ke tempat yang lebih aman.
4. Siapkan Tenda
Tenda dalam event outdoor tidak hanya sebagai pelindung dari hujan, tapi juga bisa menjadi sebuah elemen estetika yang ada di dalam acara. Pilih tenda transparan yang bisa membuat suasana tetap cantik dan terang meskipun langit sedang mendung. Kamu juga bisa menambahkan lampu gantung atau neon LED agar suasananya tetap warm dan cozy, khususnya untuk event outdoor di taman atau hutan.
Selain itu, perhatikan penempatan dari tenda, jangan sampai memasang tenda di area yang lebih rendah dari sekitarnya karena bisa menjadi tempat berkumpulnya air. Pastikan juga ada saluran air di sekitarnya sehingga jika terjadi hujan deras, air bisa mengalir dengan baik.
5. Manajemen Waktu Fleksibel
Membuat acara di musim hujan memang membutuhkan manajemen waktu yang fleksibel. Untuk itu, buat rundown acara yang memberikan jeda antar sesi sekitar 10-15 menit. Dengan begitu, kamu memiliki waktu untuk memindahkan lokasi atau memasang alat darurat.
Simulasikan skenario yang bisa terjadi jika hujan datang, dimulai dari memindahkan peralatan, mengatur ulang tempat duduk, sampai mengarahkan tamu. Kamu bisa melatih skenario ini pada H-1 sebelum acara dimulai.
6. Jaga Mood Audiens
Jika hujan tiba-tiba datang, jangan biarkan penonton panik. Siapkan hiburan darurat seperti penampilan akustik, quiz interaktif, atau hiburan lainnya sambil menunggu cuaca reda. Mood penonton harus tetap dijaga agar suasana event tetap terjaga.
Ide lainnya yang bisa kamu lakukan yaitu dengan membagikan payung bertuliskan tema event atau jas hujan sebagai merchandise. Selain sangat berguna, hal ini bisa menjadi sebuah souvenir yang memorable untuk para penonton.
7. Komunikasi dengan Vendor Harus Solid
Saat bekerja sama dengan vendor, pastikan mereka memiliki skenario cuaca ekstrem. Vendor catering, panggung, dekorasi, bahkan fotografer harus mempunyai SOP ketika kondisi tidak sesuai dengan rencana awal.
Gunakan handy talky atau aplikasi komunikasi real time untuk koordinasi cepat. Di tengah hujan deras dan keramaian, komunikasi menjadi kunci utama dalam kelancaran acara.
Cuaca Boleh Tak Menentu, Tapi Event Harus Tetap Seru!
Nah, itulah 7 masterplan bagi kamu yang ingin mengadakan event outdoor di tengah cuaca tak menentu. Hujan bukan halangan, tapi justru tantangan seru untuk membuat event menjadi lebih berkesan.
Dengan adanya perencanaan yang matang dan koordinasi yang solid, maka event yang diadakan outdoor bisa tetap berjalan dan bahkan menjadi event paling memorable bagi semua peserta.
Kalau kamu nggak mau repot mikirin event outdoor karena cuaca yang tidak menentu, serahkan saja semuanya ke Goodworks! Goodworks siap membantu mewujudkan event outdoor yang sukses meskipun cuaca hujan. Tim profesional dari Goodworks akan memberikan solusi terbaik mulai dari perencanaan hingga pelaksanaan.
Segera konsultasikan event outdoor dengan Goodworks sekarang juga! Cek informasi selengkapnya di https://goodworks.co.id/.
