Dalam dunia event corporate, kesuksesan sebuah event tidak hanya ditentukan oleh konsep yang menarik. Di balik layar, ada faktor penting yang seringkali luput dari perhatian pemilik bisnis, yaitu pemilihan dan pengelolaan vendor event. Lighting yang gelap, sound system yang bermasalah, atau catering yang tidak sesuai ekspektasi dapat merusak keseluruhan pengalaman peserta, bahkan mencoreng citra perusahaan.
Bagi pemilik bisnis atau perusahaan yang akan menyelenggarakan event, baik itu event product launching, gathering, conference, ataupun annual meeting, vendor bukan sekedar jasa, melainkan partner strategis.
Oleh karena itu, memahami cara memilih dan mengelola vendor dengan tepat menjadi langkah penting agar event berjalan lancar, profesional, serta meninggalkan kesan positif.
Tips Memilih & Mengelola Vendor
1. Tentukan Kebutuhan Event
Kesalahan paling umum dalam memilih vendor yaitu belum jelasnya kebutuhan event. Sebelum menghubungi vendor, pastikan Anda sudah memahami konsep acara, jumlah tamu, lokasi, durasi, serta segmentasi audiens.
Untuk lighting, tentukan apakah event membutuhkan pencahayaan dekoratif, lighting panggung, atau lighting dramatis untuk kebutuhan visual dan dokumentasi. Pada sound system, pahami apakah acara bersifat formal atau hiburan. Sementara untuk catering, pastikan Anda mengetahui jenis sajian yang sesuai dengan brand image dan profil tamu undangan.
Vendor yang baik akan lebih mudah memberikan solusi tepat jika brief yang Anda sampaikan jelas dan terstruktur.
2. Pilih Vendor yang Berpengalaman di Event Corporate
Tidak semua vendor cocok untuk semua jenis event. Vendor yang terbiasa menangani acara pernikahan, belum tentu mereka memahami kebutuhan teknis event corporate berskala besar.
Pastikan vendor lighting, sound, dan catering yang Anda Pilih memiliki pengalaman di event perusahaan. Tanyakan portofolio mereka, klien sebelumnya, serta jenis acara yang pernah mereka tangani. Vendor berpengalaman biasanya sudah memahami standar profesional, alur kerja event, serta mampu beradaptasi dengan dinamika acara bisnis.
Pengalaman ini juga sangat berpengaruh pada kemampuan vendor dalam mengantisipasi risiko teknis yang sering terjadi saat event berlangsung.
3. Jangan Terpaku pada Harga Murah
Harga memang menjadi pertimbangan penting, namun memilih vendor hanya berdasarkan penawaran termurah seringkali berujung masalah. Peralatan lighting dan sound yang tidak terawat, jumlah kru yang kurang, atau kualitas makanan yang tidak konsisten bisa muncul akibat anggaran yang terlalu ditekan.
Sebaliknya, fokuslah pada value for money. Bandingkan harga dengan kualitas peralatan, kelengkapan layanan, jumlah kru teknis, serta dukungan selama acara berlangsung. Vendor profesional biasanya transparan dalam menjelaskan detail biaya dan apa saja yang termasuk dalam paket mereka.
4. Pastikan Vendor Memiliki Tim Teknis dan SOP yang Jelas
Vendor yang andal tidak hanya mengandalkan peralatan, tetapi juga sumber daya manusia. Pastikan vendor memiliki tim teknis yang kompeten, berpengalaman, dan terbiasa bekerja sesuai timeline event.
Tanyakan apakah mereka memiliki SOP (Standard Operating Procedure) untuk setup, gladi bersih, hingga penangan masalah darurat. Untuk sound system, vendor profesional akan selalu sound check menyeluruh. Dan untuk catering, SOP kebersihan, distribusi makanan, dan pelayanan tamu harus menjadi prioritas utama.
5. Lakukan Koordinasi Intensif Sebelum Hari-H
Pengelolaan vendor tidak berhenti setelah kontrak ditandatangani. Justru, fase terpenting ada pada koordinasi pra-event. Jadwalkan meeting teknis bersama vendor lighting, sound, dan catering untuk menyamakan persepsi.
Dalam koordinasi ini, bahas detail rundown acara, kebutuhan listrik, layout venue, titik instalasi peralatan, hingga alur pelayanan tamu. Semakin detail koordinasi dilakukan, semakin kecil potensi miskomunikasi saat hari-H.
6. Pastikan Vendor Fleksibel dan Siap Menghadapi Perubahan
Dalam dunia event, perubahaan adalah hal yang hampir tidak terhindarkan. Bisa berupa perubahan jumlah tamu, revisi rundown, atau penyesuaian teknis di lokasi.
Vendor yang baik adalah vendor yang fleksibel namun tetap profesional. Mereka mampu menyesuaikan kebutuhan tanpa mengorbankan kualitas layanan. Fleksibilitas ini sangat penting terutama untuk event corporate yang seringkali melibatkan banyak stakeholder dan keputusan mendadak.
7. Gunakan Satu Koordinator untuk Mengelola Semua Vendor
Mengelola banyak vendor secara langsung bisa menjadi tantangan besar bagi pemilik bisnis. Koordinasi yang tidak terpusat sering menimbulkan miskomunikasi dan konflik teknis antar vendor.
Solusi terbaik adalah menunjuk satu pihak sebagai koordinator utama, baik dari tim internal maupun dari event management professional. Dengan satu jalur komunikasi, semua vendor akan bekerja lebih terarah dan efisien.
8. Evaluasi Vendor Setelah Event Selesai
Setelah event selesai, luangkan waktu untuk melakukan evaluasi vendor. Catat apa saja yang berjalan baik dan apa yang perlu diperbaiki. Evaluasi ini penting sebagai referensi untuk event berikutnya.
Vendor yang terbuka terhadap evaluasi biasanya memiliki komitmen jangka panjang terhadap kualitas layanan. Hubungan baik dengan vendor juga bisa memberikan keuntungan berupa prioritas layanan dan penawaran khusus di masa depan.
Saatnya Percayakan Event Anda pada Partner yang Tepat
Mengelola vendor lighting, sound, dan catering memang membutuhkan pengalaman, ketelitian, dan koordinasi yang matang. Bagi pemilik bisnis, fokus utama seharusnya ada pada tujuan event dan hubungan dengan tamu undangan, bukan pada kerumitan teknis di lapangan.
Goodworks hadir sebagai partner strategis Anda untuk menjalankan event. Dengan pengalaman menangani berbagai event besar dan event corporate, Goodworks siap membantu untuk memilih, mengelola, dan mengkoordinasikan vendor terbaik agar event berjalan lancar, profesional, dan sesuai standar perusahaan.
Jadi, tunggu apalagi? Segera wujudkan event yang berkesan dan bebas drama bersama Goodworks!
