Di dalam dunia event, kerjasama dengan vendor merupakan sebuah hal yang tak mungkin terhindarkan. Vendor event hadir dalam setiap komponen event, mulai dari menyediakan perlengkapan teknis, catering, lighting, sound system, dan sebagainya.
Mereka bukan cuma sebagai pelengkap, tetap bisa menjadi partner strategis yang membantu membuat event menjadi naik kelas.
Jika kamu menginginkan vendor menjadi partner sejati untuk mewujudkan event impianmu, yuk simak 7 cara membangun vendor relationship yang solid dan berkelanjutan.
1. Perlakukan Vendor seperti Tim Internal
Saat ini masih banyak orang yang melihat bahwa vendor merupakan pihak luar yang tugasnya hanya untuk mengeksekusi pada hari H acara. Padahal, vendor yang dilibatkan sejak tahap perencanaan bisa memberikan insight, saran teknis, bahkan solusi hemat budget.
Oleh karena itu, kamu bisa mengundang vendor untuk brainstorming meeting. Tanyakan pendapat mereka tentang ide yang sudah kamu buat, dan beri ruang untuk menyampaikan ide-idenya. Ketika mereka merasa dihargai, maka kepercayaan itu akan muncul dan mereka akan melakukan kerjasama yang lebih baik untuk mensukseskan event yang kamu inginkan.
2. Bangun Komunikasi Dua Arah
Jelas, Terbuka, dan Konsisten
Berkomunikasi dengan vendor tidak hanya ketika timbul masalah saja. Buatkan brief yang jelas, garis besar timeline acara, dan ekspektasi yang terukur. Tidak hanya itu, sebaiknya kamu bisa membangun komunikasi dua arah dengan vendor.
Sebagai contoh:
- Membuat grup WhatsApp khusus produksi.
- Membuat jadwal check i mingguan singkat via Zoom.
- Mengirimkan update timeline secara berkala.
Vendor bukan cenayang yang bisa mewujudkan apa yang kamu inginkan. Semakin jelas dan terbuka komunikasi kamu dengan vendor, maka kolaborasi antara keduanya akan semakin lancar.
3. Hargai Waktu dan Proses Kerja Mereka
Kadang kita lupa bahwa vendor mempunya banyak klien lain juga. Jika kamu memberikan brief dadakan dan meminta untuk merevisi secara cepat atau terburu-buru, maka hal ini bisa membuat hubungan kamu dengan vendor menjadi tegang.
Tunjukkan sikap profesionalitas dengan cara:
- Memberikan waktu kerja yang realistis.
- Menghindari revisi di detik-detik terakhir.
- Tepat waktu dalam meeting dan approval.
Vendor yang merasa dipahami akan jauh lebih semangat dalam mewujudkan event yang sukses.
4. Transparan Soal Budget
Pada saat kerjasama dengan vendor, nego harga itu merupakan hal yang sangat wajar. Akan tetapi, jangan sampai kamu menutup-nutupi budget dan baru dikomunikasikan di akhir-akhir. Lebih baik sampaikan dari awal, “Ini range budget kita, bisa disesuaikan scope nya?”
Vendor yang mengerti batasannya akan lebih mudah untuk menyesuaikan solusi, daripada terus merevisi proposal karena budget yang tidak realistis. Transparansi budget sejak awal akan membangun kepercayaan yang panjang dengan vendor.
5. Selalu Mengapresiasi Kinerja Vendor
Jangan Pelit Ucapkan Terima Kasih
Terkadang vendor rela begadang, lembur, dan kerja ekstra buat nutupin kekurangan yang ada pada tim kamu. Sekadara mengucapkan terima kasih atau mengirimkan snack kecil saat proses produksi bisa berdampak besar.
Beberapa ide sederhana tapi bermakna diantaranya:
- Mengirimkan email atau chat apresiatif setelah event berakhir.
- Tag vendor di sosial media saat posting kegiatan event.
- Meminta atasan atau klien untuk memberikan testimoni langsung kepada vendor.
Apresiasi merupakan bentuk investasi untuk bisa menjaga hubungan jangka panjang.
6. Evaluasi Bersama-Sama
Setelah event berakhir, sempatkan untuk duduk bareng dengan vendor dan mengevaluasi keberlangsungan event. Sebutkan apa saja yang berjalan dengan baik, dan apa saja hal-hal yang bisa ditingkatkan untuk event selanjutnya.
Hindari untuk saling menyalahkan. Fokus pada solusi dan perbaikan kedepannya. Evaluasi ini membuat vendor merasa kamu adalah klien yang profesional dan open minded.
Yang lebih utama lagi, vendor yang senang bekerja sama dengan kamu akan lebih fleksibel soal harga untuk event atau proyek selanjutnya!
7. Bangun Relasi Jangka Panjang, Bukan One Time Deal
Dunia event itu sangat cepat berubah. Terkadang, kamu yang membutuhkan bantuan vendor pada waktu-waktu genting. Tapi kepercayaan seperti itu hanya bisa didapatkan jika kamu sudah membangun relasi jangka panjang dengan vendor.
Tipsnya:
- Simpan kontak vendor dengan baik dan update portofolio mereka.
- Kirimkan ucapan saat Lebaran/Natal/Tahun Baru
- Rekomendasikan vendor kamu ke orang lain.
Vendor yang merasa kamu peduli akan semakin loyal dan siap membantu kapanpun kamu membutuhkannya.
Kesimpulan
Vendor bukan cuma orang yang kamu bayar. Melainkan mereka adalah bagian penting dari tim produksi yang bisa membuat event kamu berjalan sukses luar biasa.
Dengan membangun hubungan yang kuat, profesional, dan manusiawi dengan vendor, kamu bukan cuma bikin hidup lebih mudah, tetapi juga membuka pintu untuk kolaborasi jangka panjang yang saling menguntungkan.
Dan jika kamu ingin membuat event dengan vendor-vendor terbaik, manajemen yang solid, dan hasil yang maksimal, nggak perlu pusing sendiri.
Goodworks siap membantu kamu untuk mewujudkan event impian, mulai dari merancang konsep hingga eksekusi event kelas atas, lengkap dengan jaringan vendor yang terpercaya dan sudah teruji di banyak event besar. Konsultasikan event yang kamu inginkan, dan buat event impianmu sekarang juga!
